【手書きOK】履歴書・職務経歴書をPDFで作成する4つの方法!スマホでも作れる

【手書きOK】履歴書・職務経歴書をPDFで作成する4つの方法!スマホでも作れる
  • 手書きした履歴書はPDF化できる?
  • 履歴書をPDF化するならWordで作った方がいい?
  • PDFに直接書き込んで履歴書を作る方法はある?

履歴書や職務経歴書は作成方法でPDF化のやり方が違います。自分に合ったPDF化のやり方を理解することが重要です。

この記事では、履歴書・職務経歴書をPDFで作成する4つの方法とメール送信時の注意点を紹介します。記事を最後まで読めば、履歴書・職務経歴書をPDF化する最適な方法が分かります

手書きで履歴書や職務経歴書を作成した場合は、コンビニか自宅のプリンターでスキャンしてPDF化しましょう。USBメモリにデータを保存できます。

PDF化した履歴書・職務経歴書をメールで送信するときは、件名をシンプルにしたり署名を書いたりと基本的なビジネスマナーを守ってください。PDFのファイル名を日付と氏名に変更するのも忘れてはいけません。

採用担当者
採用担当者

細かい点への配慮が、採用担当者に好印象を与えるポイントです。

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履歴書・職務経歴書をPDFで作成する4つの方法

履歴書・職務経歴書をPDFで作成する方法は4つです。あなたに合った方法でPDF化してください。

  • 手書きしてプリンターでスキャンする
  • パソコンで作成して変換する
  • 有料ソフトで直接編集して作成する
  • スマホアプリを活用して作成する

作成方法ごとにPDF化するメリット・デメリットも把握しておくことが重要です。

作成方法メリットデメリット
手書き簡単にできる画質が荒くなる
パソコン仕上がりが綺麗顔写真のデータが必要
PDF直接編集編集が簡単専用の有料ソフトが必要
スマホアプリスキマ時間を活用できる顔写真のデータが必要

手書きしてプリンターでスキャンする

コンビニか自宅のプリンターでスキャンすれば、手書きで作成した履歴書・職務経歴書をPDFファイルに変換できます。データを保存するためのUSBメモリを準備しましょう。

プリンターを使うメリットは、手書きの履歴書・職務経歴書を簡単にPDF化できること。スキャナーを使って読み取るだけでPDF化が可能です。

手書きの履歴書・職務経歴書をPDF化すると「画像」として扱われます。画質が荒くなる可能性もあるので注意しましょう。

文字が潰れると読みにくくなります。できるだけ大きくはっきりとした文字で書くように心掛けてください。
» 履歴書を手書きするときの書き方

履歴書の入手方法

手書きで作成するときは市販の履歴書を購入するか、dodaリクルートエージェントのサイトからフォーマットを無料でダウンロードしてください。自分が力を入れて書きたい項目の大きい履歴書を選びましょう。
» 転職の履歴書はどこで買うべき?

パソコンで作成して変換する

Word(ワード)やExcel(エクセル)など、パソコンで作成した履歴書・職務経歴書をPDFファイルへ変換します。必要事項を記入したら、拡張子をPDFにして保存するだけです。

パソコンで履歴書や職務経歴書を作成するときは、WordやExcelでフォーマットを自作する必要はありません。dodaリクルートエージェントのサイトから、フォーマットを無料でダウンロードできます

パソコンで作成した履歴書・職務経歴書をPDF化するメリットは、手書きよりも仕上がりが綺麗になることです。パソコンで作成すればデータとして扱われます。画質が荒くなる心配はありません。
» 履歴書はパソコンと手書きどちらで書く?

採用担当者
採用担当者

一般的に履歴書は手書き、職務経歴書はパソコンで作成します。

» 履歴書は手書き・職務経歴書はパソコン?

履歴書を印刷せずPDFファイルのまま提出する場合は、顔写真のデータが必要になります。スタジオで顔写真を撮影してもらったら、忘れずにデータをもらいましょう。
» 履歴書の証明写真の撮り方と基本マナー

有料ソフトで直接編集して作成する

PDFファイルを直接編集できる有料ソフト「Acrobat DC Pro」を使えば、履歴書・職務経歴書を簡単に作成可能です。WordやExcelで作成した履歴書・職務経歴書をPDFファイルへ変換する手間が省けます

Acrobat DC Pro」ならPDFに直接書き込めるので、履歴書や職務経歴書の編集が簡単。ただし有料ソフトを使いこなす知識を学んだり、ソフトを使うための費用を払ったりしなければいけない点はデメリットです。

PDFファイルに直接書き込みができる無料ソフトもあります。しかし透かしが入るなど、正式なビジネス書類である履歴書や職務経歴書を作成するには相応しくありません。
» 履歴書を自作するメリットと作り方

スマホアプリを活用して作成する

履歴書や職務経歴書を作成できるアプリを使えば、スマホでもPDFファイルを作成できます。おすすめのスマホアプリは以下の3つです。

採用担当者
採用担当者

スマホアプリはiPhone(アイフォン)、Android(アンドロイド)どちらにも対応しています。

スマホで履歴書や職務経歴書を作成するメリットは場所を選ばずに書けること。通勤時間や昼休みなどスキマ時間を有効活用できます。
» 職務経歴書をスマホで作成する方法

履歴書を印刷せずPDFファイルのまま提出する場合、顔写真のデータが必要です。WordやExcelで履歴書を作成する場合と同じく、スタジオで顔写真を撮影してもらったら必ず顔写真のデータをもらいましょう。
» 履歴書の証明写真の撮り方と基本マナー

顔写真は履歴書を印刷してから貼る

PDFファイルの履歴書を印刷するときは、履歴書を印刷してから顔写真を貼りましょう。プリンターによって顔写真の画質が悪くなる場合があります。不鮮明な顔写真は採用担当者に悪い印象を与えるので注意してください。

履歴書・職務経歴書をPDF化するときの注意点

履歴書・職務経歴書をPDF化するときの注意点は3つです。細かいことまで気を配り、採用担当者にストレスを与えないようにしましょう。

  • 誤字脱字をチェックする
  • 証明写真の画質を確認する
  • 履歴書はA3サイズで印刷する

誤字脱字をチェックする

履歴書や職務経歴書をPDF化する前に、誤字脱字がないかチェックしてください。誤字脱字がある履歴書・職務経歴書は採用担当者にマイナスの印象を与えてしまいます
» 履歴書の誤字脱字が与える影響と修正方法

手書きの履歴書・職務経歴書に誤字脱字が見つかった場合は、最初からすべて書き直すべきです。修正テープなどは絶対に使用してはいけません。
» 間違えた履歴書の正しい修正の仕方

パソコンで作成した履歴書・職務経歴書に誤字脱字があれば、比較的簡単に修正できます。修正し忘れだけ注意してください。
» パソコンがない人が職務経歴書を書く方法

顔写真の画質を確認する

履歴書を印刷せず作成から提出まですべてパソコンで行うときは、顔写真の画質が荒くなっていないか確認してください。画質が荒いと採用担当者に「雑な人」という印象を与えます

写真スタジオにもらったデータをパソコンに取り込む段階から注意が必要です。顔写真のデータそのものが破損していないか、データを取り込む際パソコンの互換性などが影響していないかチェックしましょう。

手書きの履歴書をPDFファイルへ変換する場合は、顔写真を貼ってからスキャンします。プリンターにより画質が異なるので注意してください。
» 履歴書にコピー用紙はだめ?印刷時の注意点

採用担当者
採用担当者

コンビニのプリンターは比較的高画質でスキャンできます。

履歴書はA3サイズで印刷する

履歴書はA3サイズの紙に印刷してください。A3サイズはA4用紙2枚分の大きさです。

見開きで印刷した方が採用担当者にとって見やすいもの。A4サイズの紙に両面印刷することは避けましょう。

履歴書や職務経歴書を印刷する紙はペラペラのコピー用紙ではなく、約0.1~0.2mmの厚さを持つ上質紙を利用してください。
» 履歴書の用紙サイズの選び方
» 職務経歴書の用紙サイズと枚数

PDF化した履歴書・職務経歴書をメールで送るときの注意点

PDF化した履歴書や職務経歴書をメールで送るときは4つの注意点があります。採用担当者に不便を感じさせないよう配慮することがポイントです。

  • 件名をシンプルにまとめる
  • 署名を忘れない
  • ファイル名を日付と氏名にする
  • パスワードを設定する

» メールでの履歴書の送り方

件名をシンプルにまとめる

メールの件名は分かりやすくシンプルにまとめましょう。件名と氏名は必ず書いてください

件名例

【履歴書送付の件】氏名(フルネーム)

採用担当者は1日に膨大な量のメールを受信しています。受信ボックスにあなたのメールが埋もれてしまわないよう【】などを使って目立たせましょう

署名を忘れない

メールの最後に必ず署名を入れましょう。次の4項目は必ず書いてください

  • 氏名
  • 郵便番号、住所
  • メールアドレス
  • 電話番号

署名がないと採用担当者は誰からのメールか判断できません。「ビジネスマナーがない人」という悪い印象も与えてしまうので注意してください。

署名の書き方サンプル

どこからどこまでが署名なのか分かるように、枠線などで署名部分を囲みましょう。

==========
山田太郎
〒000-0000
東京都品川区大井〇丁目〇番地〇号
090-xxxx-xxxx
nabitaro@xxx.com
==========

ファイル名を日付と氏名にする

PDFのファイル名は日付と氏名にしましょう。採用担当者には多くの応募者から履歴書や職務経歴書が送られてきます。一目見て誰の応募書類か判断できるよう配慮することがポイントです。

ファイル名例

【履歴書】日付_氏名(フルネーム)

PDFファイル名に日付や氏名が書かれていないと、採用担当者は何のファイルか判別できません。余計なストレスを与えると書類選考に悪影響を及ぼす危険性があるので注意してください。
» 履歴書に書く日付はいつにするべきか?

パスワードを設定する

PDFファイルにはパスワードを設定しましょう。履歴書には個人情報が書かれているので、万が一流出したら大変です。パソコンのOS別にパスワード設定方法を確認してください。

Windowsを使っている場合

Windowsを使っている場合、パスワードの設定方法は次の2つです。

  • WordからPDFへ変換時にパスワードを設定する
  • PDFファイルにパスワードを設定する

WordファイルをPDFファイルへ変換する際にパスワードを設定する手順は次の通り。

  1. Wordの「ファイル」タブを開く
  2. 「名前を付けて保存」を選択
  3. 拡張子を「PDF」に変更する
  4. 「その他のオプション」から「オプション」を開く
  5. 「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックをいれる
  6. 任意のパスワードを設定する

Excelや手書き、スマホで作成した履歴書・職務経歴書をPDF化する場合は、PDFファイルそのものにパスワードを設定する必要があります。有料ソフトのAdobe Acrobatもしくは無料ソフトのCubePDFを活用しましょう。

Macを使っている場合

Macを使っている場合、標準機能でパスワードを設定できます

  • PDFファイルにパスワードを設定する
  • PDF以外のファイルをPDF化する際にパスワードを設定する

PDFファイルにパスワードを設定する手順は次の通り。

  1. 「ファイル」タブを選択
  2. 「プリント」を選択
  3. 「PDF」タブから「PDFとして保存」を選択
  4. 「セキュリティオプション」を選択
  5. 任意のパスワードを設定する

PDF以外のファイルをPDF化する際にパスワードを設定する手順は次の通りです。

  1. WordやExcelなどの「ファイル」タブを選択
  2. 「プリント」を選択
  3. 「PDFとして保存」を選択
  4. 「セキュリティオプション」を選択
  5. 任意のパスワードを設定する

» ビジネスメールのマナーと書き方

履歴書・職務経歴書のPDFファイルは簡単に作成できる

履歴書・職務経歴書をPDFで作成する方法は次の4つです。あなたに合ったやり方を選択してください。

  • 手書きしてプリンターでスキャンする
  • パソコンで作成して変換する
  • 有料ソフトで直接編集して作成する
  • スマホアプリを活用して作成する

履歴書や職務経歴書の作成方法ごとにメリット・デメリットが違います。

作成方法メリットデメリット
手書き簡単にできる画質が荒くなる
パソコン仕上がりが綺麗顔写真のデータが必要
PDF直接編集編集が簡単専用の有料ソフトが必要
スマホアプリスキマ時間を活用できる顔写真のデータが必要

履歴書や職務経歴書をPDF化する前に誤字脱字をチェックしましょう。手書きの履歴書・職務経歴書に誤字脱字がある場合は、修正テープなどで修正せず最初から書き直します。
» 履歴書提出前のチェックリスト

履歴書・職務経歴書をメールで送る際は、応募書類送付のメールであることが分かるよう件名をシンプルにまとめてください。PDFのファイル名は日付と氏名にし、採用担当者が一目見てあなたの応募書類だと判別できるよう配慮しましょう

採用担当者
採用担当者

メールの最後に署名を書くことも忘れないでください。

履歴書や職務経歴書はPDF、紙のどちらで提出する場合も基本的なビジネスマナーは同じ。細かいことまで配慮することが採用担当者に好印象を与えるポイントです。
» 転職に成功する履歴書の書き方と例文
» 【見本付】職務経歴書の書き方とコツ

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