【手書きOK】履歴書・職務経歴書をPDFで作成する4つの方法！スマホでも作れる

履歴書や職務経歴書は作成方法でPDF化のやり方が違います。自分に合ったPDF化のやり方を理解することが重要です。

この記事では、履歴書・職務経歴書をPDFで作成する4つの方法とメール送信時の注意点を紹介します。記事を最後まで読めば、履歴書・職務経歴書をPDF化する最適な方法が分かります。

PDF化した履歴書・職務経歴書をメールで送信するときは、件名をシンプルにしたり署名を書いたりと基本的なビジネスマナーを守ってください。PDFのファイル名を日付と氏名に変更するのも忘れてはいけません。

履歴書・職務経歴書をPDFで作成する4つの方法

履歴書・職務経歴書をPDFで作成する方法は4つです。あなたに合った方法でPDF化してください。

作成方法ごとにPDF化するメリット・デメリットも把握しておくことが重要です。

作成方法	メリット	デメリット
手書き	簡単にできる	画質が荒くなる
パソコン	仕上がりが綺麗	顔写真のデータが必要
PDF直接編集	編集が簡単	専用の有料ソフトが必要
スマホアプリ	スキマ時間を活用できる	顔写真のデータが必要

手書きしてプリンターでスキャンする

コンビニか自宅のプリンターでスキャンすれば、手書きで作成した履歴書・職務経歴書をPDFファイルに変換できます。データを保存するためのUSBメモリを準備しましょう。

プリンターを使うメリットは、手書きの履歴書・職務経歴書を簡単にPDF化できること。スキャナーを使って読み取るだけでPDF化が可能です。

文字が潰れると読みにくくなります。できるだけ大きくはっきりとした文字で書くように心掛けてください。
» 履歴書を手書きするときの書き方

パソコンで作成して変換する

Word(ワード)やExcel(エクセル)など、パソコンで作成した履歴書・職務経歴書をPDFファイルへ変換します。必要事項を記入したら、拡張子をPDFにして保存するだけです。

パソコンで作成した履歴書・職務経歴書をPDF化するメリットは、手書きよりも仕上がりが綺麗になることです。パソコンで作成すればデータとして扱われます。画質が荒くなる心配はありません。
» 履歴書はパソコンと手書きどちらで書く？

» 履歴書は手書き・職務経歴書はパソコン？

有料ソフトで直接編集して作成する

PDFファイルを直接編集できる有料ソフト「Acrobat DC Pro」を使えば、履歴書・職務経歴書を簡単に作成可能です。WordやExcelで作成した履歴書・職務経歴書をPDFファイルへ変換する手間が省けます。

PDFファイルに直接書き込みができる無料ソフトもあります。しかし透かしが入るなど、正式なビジネス書類である履歴書や職務経歴書を作成するには相応しくありません。
» 履歴書を自作するメリットと作り方

スマホアプリを活用して作成する

履歴書や職務経歴書を作成できるアプリを使えば、スマホでもPDFファイルを作成できます。おすすめのスマホアプリは以下の3つです。

スマホで履歴書や職務経歴書を作成するメリットは場所を選ばずに書けること。通勤時間や昼休みなどスキマ時間を有効活用できます。
» 職務経歴書をスマホで作成する方法

履歴書を印刷せずPDFファイルのまま提出する場合、顔写真のデータが必要です。WordやExcelで履歴書を作成する場合と同じく、スタジオで顔写真を撮影してもらったら必ず顔写真のデータをもらいましょう。
» 履歴書の証明写真の撮り方と基本マナー

履歴書・職務経歴書をPDF化するときの注意点

履歴書・職務経歴書をPDF化するときの注意点は3つです。細かいことまで気を配り、採用担当者にストレスを与えないようにしましょう。

誤字脱字をチェックする

履歴書や職務経歴書をPDF化する前に、誤字脱字がないかチェックしてください。誤字脱字がある履歴書・職務経歴書は採用担当者にマイナスの印象を与えてしまいます。
» 履歴書の誤字脱字が与える影響と修正方法

パソコンで作成した履歴書・職務経歴書に誤字脱字があれば、比較的簡単に修正できます。修正し忘れだけ注意してください。
» パソコンがない人が職務経歴書を書く方法

顔写真の画質を確認する

履歴書を印刷せず作成から提出まですべてパソコンで行うときは、顔写真の画質が荒くなっていないか確認してください。画質が荒いと採用担当者に「雑な人」という印象を与えます。

手書きの履歴書をPDFファイルへ変換する場合は、顔写真を貼ってからスキャンします。プリンターにより画質が異なるので注意してください。
» 履歴書にコピー用紙はだめ？印刷時の注意点

履歴書はA3サイズで印刷する

履歴書はA3サイズの紙に印刷してください。A3サイズはA4用紙2枚分の大きさです。

履歴書や職務経歴書を印刷する紙はペラペラのコピー用紙ではなく、約0.1～0.2mmの厚さを持つ上質紙を利用してください。
» 履歴書の用紙サイズの選び方
» 職務経歴書の用紙サイズと枚数

PDF化した履歴書・職務経歴書をメールで送るときの注意点

PDF化した履歴書や職務経歴書をメールで送るときは4つの注意点があります。採用担当者に不便を感じさせないよう配慮することがポイントです。

» メールでの履歴書の送り方

件名をシンプルにまとめる

メールの件名は分かりやすくシンプルにまとめましょう。件名と氏名は必ず書いてください。

採用担当者は1日に膨大な量のメールを受信しています。受信ボックスにあなたのメールが埋もれてしまわないよう【】などを使って目立たせましょう。

署名を忘れない

メールの最後に必ず署名を入れましょう。次の4項目は必ず書いてください。

署名がないと採用担当者は誰からのメールか判断できません。「ビジネスマナーがない人」という悪い印象も与えてしまうので注意してください。

ファイル名を日付と氏名にする

PDFのファイル名は日付と氏名にしましょう。採用担当者には多くの応募者から履歴書や職務経歴書が送られてきます。一目見て誰の応募書類か判断できるよう配慮することがポイントです。

PDFファイル名に日付や氏名が書かれていないと、採用担当者は何のファイルか判別できません。余計なストレスを与えると書類選考に悪影響を及ぼす危険性があるので注意してください。
» 履歴書に書く日付はいつにするべきか？

パスワードを設定する

PDFファイルにはパスワードを設定しましょう。履歴書には個人情報が書かれているので、万が一流出したら大変です。パソコンのOS別にパスワード設定方法を確認してください。

Windowsを使っている場合

Windowsを使っている場合、パスワードの設定方法は次の2つです。

WordファイルをPDFファイルへ変換する際にパスワードを設定する手順は次の通り。

Excelや手書き、スマホで作成した履歴書・職務経歴書をPDF化する場合は、PDFファイルそのものにパスワードを設定する必要があります。有料ソフトのAdobe Acrobatもしくは無料ソフトのCubePDFを活用しましょう。

Macを使っている場合

Macを使っている場合、標準機能でパスワードを設定できます。

PDFファイルにパスワードを設定する手順は次の通り。

PDF以外のファイルをPDF化する際にパスワードを設定する手順は次の通りです。

» ビジネスメールのマナーと書き方

履歴書・職務経歴書のPDFファイルは簡単に作成できる

履歴書・職務経歴書をPDFで作成する方法は次の4つです。あなたに合ったやり方を選択してください。

履歴書や職務経歴書の作成方法ごとにメリット・デメリットが違います。

作成方法	メリット	デメリット
手書き	簡単にできる	画質が荒くなる
パソコン	仕上がりが綺麗	顔写真のデータが必要
PDF直接編集	編集が簡単	専用の有料ソフトが必要
スマホアプリ	スキマ時間を活用できる	顔写真のデータが必要

履歴書や職務経歴書をPDF化する前に誤字脱字をチェックしましょう。手書きの履歴書・職務経歴書に誤字脱字がある場合は、修正テープなどで修正せず最初から書き直します。
» 履歴書提出前のチェックリスト

履歴書・職務経歴書をメールで送る際は、応募書類送付のメールであることが分かるよう件名をシンプルにまとめてください。PDFのファイル名は日付と氏名にし、採用担当者が一目見てあなたの応募書類だと判別できるよう配慮しましょう。

履歴書や職務経歴書はPDF、紙のどちらで提出する場合も基本的なビジネスマナーは同じ。細かいことまで配慮することが採用担当者に好印象を与えるポイントです。
» 転職に成功する履歴書の書き方と例文
» 【見本付】職務経歴書の書き方とコツ