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- 送付状はどのように書けばいいのだろう？
- 送付状にはどのような用紙を使えばいいのだろう？
- 送付状のテンプレートを参考にしたい！
履歴書や職務経歴書と一緒に郵送する送付状(添え状)は、採用担当者が最初に目にする文書です。正しい書き方をしないと、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性も。
この記事では、履歴書や職務経歴書を郵送するときに付ける送付状の書き方を解説します。記事を参考にすれば、採用担当者に好印象を与える送付状を書けます。
送付状なしで郵送してもマイナス評価にはなりません。しかし、送付状があると親切で丁寧な印象を与えられます。
送付状はA4サイズ1枚にまとめて書いてください。
送付状(添え状)の書き方【パソコン】
履歴書や職務経歴書の郵送時に付ける、送付状(添え状)の正しい書き方の手順は以下の通りです。状況に応じて文面の内容をアレンジしましょう。
①送年月日
送年月日を右上に書きます。ビジネス文書を書く際の決まりです。履歴書や職務経歴書を書いた日ではなく、送付日を書いてください。
「年」は省略せずに全て書きましょう。西暦と和暦のどちらでも構いません。しかし、同封する履歴書や職務経歴書の書き方と統一してください。
» 履歴書の年・年号の正しい書き方
②宛先
日付から一段下げて左上に宛先を書きます。会社名は省略せずに全て書いてください。株式会社を(株)と省略してはいけません。
採用担当者の名前が分かる場合は「様」を書きましょう。採用担当者名が分からなければ「採用ご担当者様」または「人事部御中」と書いてください。
宛先が長くなりそうな場合は、採用担当者が見やすいように改行してバランスを取りましょう。
③自分の名前と連絡先
自分の名前と住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先を宛先よりも下に書きます。住所は郵便番号を忘れずに記載し、建物名や部屋番号まで正確に書いてください。
» 履歴書に書ける正しい住所の調べ方【無料】
連絡先は携帯電話で構いません。しかし、必ず連絡がつく電話番号を書きましょう。名前や住所などの情報は、記載間違いのないように注意してください。
④件名
件名には送付目的を記載します。履歴書や職務経歴書を送る場合は「応募書類送付について」などと記載してください。
⑤頭語と時候の挨拶
件名の下に頭語と時候の挨拶を書きます。頭語と時候の挨拶は、本文の前置きとして入れる文章のことです。
応募書類を送る際の頭語には「拝啓」を使います。送付状に「謹啓」「謹白」は堅苦しく、「前略」「草々」はビジネスシーンに適していません。
頭語を書いたら1文字分スペースを空けます。時候の挨拶には以下のような定型文を使ってください。
- ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。
- 貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
時候の挨拶には送り先の発展を喜ぶ言葉を入れることがポイントです。
⑥本文(要件)
本文(要件)では求人応募への意思を伝えます。履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する旨を簡潔に伝えてください。
⑦簡単な自己PR
本文の下に簡単な自己PRを書きましょう。応募書類に書いた自己PRの内容と矛盾が起きないように、自己PRから要点を簡潔にまとめて伝えてください。
送付状に自己PRを長々書くのはいけません。3行程度でコンパクトに書いてください。
» 受かる履歴書の自己PRの書き方と例文
⑧結びの挨拶
結びの挨拶では面接の機会をいただきたい旨を伝えます。最後は「何卒よろしくお願いいたします。」で締めてください。これ以上、何も書く必要はありません。
⑨結語
頭語に対応する結語を記載します。頭語が「拝啓」なら結語は「敬具」です。履歴書を郵送するときの送付状では一般的な「拝啓」と「敬具」を使います。
結語の「敬具」は右に寄せて書きましょう。
⑩同封書類
封筒に入れた書類の中身と枚数を箇条書きで書きます。企業が応募要項に記載している通り「1. 履歴書 1通 2. 職務経歴書 1通」などと書きましょう。
⑪以上
最後は「以上」で締めてください。送付状の内容はここまでだと伝えます。
送付状(添え状)の書き方【手書き】
パソコンがない場合、送付状は手書きでも構いません。手書きの場合は縦書きが一般的です。以下の順で書きましょう。
①頭語と時候の挨拶
縦書きの場合、書き出しは頭語と時候の挨拶を書きます。頭語には「拝啓」を使うのが一般的です。
「拝啓」の後に1文字分のスペースを空けて「時候の挨拶」を書いてください。「時候の挨拶」の具体例は以下の通りです。
- ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。
- 貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
②本文(要件)
2行目に本文(要件)を書きます。求人応募への意思を伝えてください。
履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する旨を簡潔に伝えましょう。
③同封書類
1行空けて同封書類を記載します。縦書きの場合は「一」「二」のように、漢数字を用いてください。
④簡単な自己PR
同封書類から1行空けて、簡単な自己PRを書きます。履歴書や職務経歴書との一貫性を考慮しつつ、要点をまとめてください。
送付状に自己PRを長々書くのはいけません。2行程度でコンパクトに書きましょう。
» 受かる履歴書の自己PRの書き方と例文
⑤結びの挨拶
結びの挨拶で、面接の機会をいただきたい旨を伝えてください。最後は「何卒よろしくお願いいたします。」で締めます。
⑥結語
最後に結語を記載します。頭語が「拝啓」なら結語は「敬具」を使ってください。
結語の「敬具」は下に寄せて書きます。
⑦送年月日
結語の1行左に、送年月日を書きます。西暦・和暦は応募書類に合わせてください。どちらの場合も、漢数字で書くのが一般的です。
西暦を書く場合「二千二十二年」と書いてはいけません。「二〇二二」年と書きます。
⑧自分の名前
送年月日の1行左に、あなたの名前を書きます。名前は下に寄せて書いてください。
⑨宛先
最後の行に宛先を書きます。会社名は省略せずに書いてください。
採用担当者の名前が分かる場合は「様」を書きます。採用担当者名が分からなければ「採用ご担当者様」または「人事部御中」と書きましょう。
送付状(添え状)を書くときのポイント
送付状(添え状)を書くときのポイントは5つです。ポイントを押さえて印象の良い送付状を作成しましょう。
- 基本は横書き
- A4サイズ1枚に収める
- 文体は「です」「ます」
- 誤字脱字がないか見直す
- 印刷した送付状(添え状)・FAX送信でもOK
基本は横書き
基本的に送付状は横書きで書きます。しかし、縦書きで書いても問題ありません。
パソコンでは基本的に横書きで書くことが多いです。手書きの場合は縦書き・横書きどちらでも構いません。ただし、手書きは手紙のような形になる縦書きの方が適しています。
パソコンがある人は、テンプレートを参考にして横書きにするのがおすすめです。
A4サイズ1枚に収める
送付状はA4用紙1枚でコンパクトに収めましょう。志望度が高く熱意を伝えたくても、何枚も書き連ねるのは送付状の目的にそぐいません。
用紙はA4サイズが一般的。ビジネス文書はA4サイズで作成されることが多く、採用担当者も確認や管理がしやすいサイズです。
» 履歴書の用紙サイズや種類の選び方
文体は「です」「ます」
送付状は必ず「ですます調」を使います。採用を左右するビジネス文書だからです。
「である調」で書くと採用担当者に悪い印象を与えます。送付状を書き終わった後、文章が「ですます調」で書かれているか確認してください。
誤字脱字がないか見直す
送付状を書き終えたら誤字脱字がないか見直しましょう。特に名前や住所、連絡先、宛先などを間違えると採用担当者への印象を悪くします。
万が一送付状に誤字脱字があっても、書類選考に落ちることが決まるわけではありません。ただし、同じ評価のライバルよりも不利になります。
» 誤字脱字のある履歴書は落ちる？
書類選考突破の可能性を下げないためにも、必ず誤字脱字を確認しましょう。
印刷した送付状(添え状)・FAX送信でもOK
手書きではなく、印刷した送付状でも問題ありません。送付状の送り方に関して特に細かいルールはないからです。
送付状はWordやExcelなどで作成して、プリンターで印刷することがほとんど。パソコンやプリンターがなくても、漫画喫茶に行けば印刷できます。
» 【例文あり】メールでの履歴書の送り方
スマホからアプリをインストールすればコンビニでも印刷可能です。スマホの場合は「ネットワークプリント」というアプリを使うと、プリンターがなくてもコンビニで印刷できます。送付状や履歴書はFAXで送っても大丈夫です。
» 履歴書にコピー用紙はだめ？印刷方を解説
送付状(添え状)を書くときの注意点
送付状(添え状)を書くときの注意点は5つです。採用担当者に悪い印象を与えないためにも必ず押さえましょう。
- 過去の実績を自慢しない
- 定型文だけで作成しない
- ネガティブな内容を書かない
- 志望理由や自己PRを長々と書かない
- 年収や勤務地などの希望条件は書かない
過去の実績を自慢しない
送付状の自己PR部分で、過去の実績を自慢話のように書くのはいけません。自慢話は読み手への印象を悪くします。
自己PR部分では、他者の評価や具体的な数値を含めた実績を書いてください。主観的な書き方だと意識していなくても、自慢話のような印象を与える可能性があります。
» 「受かる」自己PRの書き方と例文
定型文だけで作成しない
送付状を定型文だけで作成してはいけません。定型文を使うと手抜き感が出てしまい、ネガティブな印象を与えてしまいます。
インターネットで「送付状」と検索すれば、多くのテンプレートが出てきます。しかし、テンプレートをそのまま使わないようにしましょう。
インターネットで出てくるのは、誰もが使いやすいように定型文しか書かれていないことがほとんど。テンプレートを少しアレンジして、自分の言葉で書いてください。
「語頭」「時候の挨拶」「結びの挨拶」はテンプレート通りでOKです。
ネガティブな内容を書かない
送付状にネガティブな内容を書いてはいけません。ネガティブな内容を書くと採用担当者への印象が悪くなります。
「仕事内容が合わなくて辞めた」のように変えようがない事実だったとしても送付状には書きません。ネガティブな事実を払拭するために、理由を書くのは言い訳しているのではないかと思われる可能性があります。
志望理由や自己PRを長々と書かない
送付状に志望理由や自己PRを長く書いてはいけません。本来の役割を理解してないと思われて、採用担当者への印象を悪くすることもあります。
熱意を伝えたい気持ちは分かります。しかし、送付状はあくまでも応募書類に添えて出す挨拶状の役割です。
送付状に志望理由等を書く場合は、3行を目安にしてください。入り切らない文章は、履歴書や職務経歴書などの応募書類に書きます。
志望理由や自己PRは応募書類に書くと認識しておきましょう。
年収や勤務地などの希望条件は書かない
年収や休暇、勤務地のような希望条件を送付状に書く必要はありません。送付状に希望条件を書くと、主張が強すぎる人なのかとマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。
譲れない条件があるなら履歴書の備考欄に書くか、面接で伝えてください。希望条件は送付状では触れない方が無難です。
» 履歴書の本人希望欄の書き方と例文
履歴書・職務経歴書・送付状(添え状)を郵送するときのポイント
履歴書や職務経歴書に送付状(添え状)を添えて郵送するときのポイントは2つです。
- 送付状(添え状)は応募書類の一番上
- 切手の料金は封筒の大きさや重さで決まる
送付状(添え状)は応募書類の一番上
送付状は応募書類の一番上に重ねて送りましょう。送付状は挨拶の役割を果たすものです。採用担当者が封を切って書類を取り出す際に、最初に目にする書類が送付状の必要があります。
以下の順で重ねて提出してください。
- 送付状
- 履歴書
- 職務経歴書
- その他書類
応募書類を送る前には書類の向きを合わせましょう。応募書類はクリアファイルに入れてください。
» 履歴書はクリアファイルに入れるべき？
切手の料金は封筒の大きさや重さで決まる
履歴書や職務経歴書を送るときの切手の料金は、封筒の大きさや重さによって変わります。
応募書類を送る際に使用する封筒は「角形A4号(228mm×312mm)」または「角形2号(240mm×332mm)」。どちらの封筒も「定形外郵便物(規格内)」に該当します。
通常は合計60～80gほどに収まります。応募書類一式の重さ60～80gと封筒を合わせて100g以内に収まれば、必要な切手代は140円です。
市販のA4用紙が1枚あたり5g程度です。応募書類を2、3枚追加しても100g超えることはありません。
郵便局で重さを測ってもらえば確実に切手の料金がわかります。
持参するなら送付状(添え状)はいらない
企業に履歴書や職務経歴書を持参する場合、送付状は必要ありません。送付状は応募書類を求められた場合に、採用担当者が中身を確認しやすくするための書類だからです。
採用担当者や面接官に会って応募書類を渡す場合は「履歴書をお持ちしました」と一言添えて渡してください。
» 履歴書持参時のマナー・封筒の書き方
履歴書郵送時に付ける送付状(添え状)の必要性
履歴書や職務経歴書を送るときに付ける送付状(添え状)の役割は4つです。
- 挨拶
- 同封書類の内容を伝える
- ネガティブな内容をカバーする
- 応募書類で伝えきれない内容をアピールする
挨拶
送付状は挨拶の役割を果たします。ビジネスの場では本題へ入る前に、季節や時事の話題などを振って場を和ませることがあります。
履歴書や職務経歴書を送る場合も同じです。送付状(添え状)が本題に入る前のクッションになり、採用担当者が応募書類を確認しやすくなります。
送付状を忘れても選考に影響はありません。しかし、送付状を送ること自体は無駄ではないので、履歴書と職務経歴書を送る際に合わせて送りましょう。
送付状の同封を忘れても、後から送付状だけ送る必要はありません。
同封書類の内容を伝える
送付状の最大の役目は「誰が」「何を」「どのくらい」送ったか採用担当者に示すためのもの。送付状があれば差出人と中身の概要が分かりやすいです。
採用担当者は毎日多くの応募書類を受け取っています。送付状があることで採用担当者は中身をいちいち確認する手間を省けます。
ネガティブな内容をカバーする
「空白期間が長い」など履歴書や職務経歴書にネガティブな内容がある場合、送付状を利用してカバーできます。送付状の「簡単な自己PR」であらかじめ説明できるからです。
履歴書や職務経歴書を見ていきなりネガティブな内容に触れると、採用担当者に悪い印象を与えます。送付状をクッションにすれば、ネガティブな内容に対する不安が軽減されるのです。
送付状では履歴書・職務経歴書のネガティブな内容に自ら触れておきましょう。ネガティブな内容に対して前向きな書き方をすれば、採用担当者への印象も良くなります。
» 履歴書に空白期間がある場合の書き方
応募書類で伝えきれない内容をアピールする
送付状では、履歴書や職務経歴書で伝えられなかった内容をアピールできます。送付状の「簡単な自己PR」部分に書けるからです。
履歴書や職務経歴書に書ける内容には限りがあります。伝えたいことが書けなかった場合には送付状を利用しましょう。
送付状に書くアピールポイントは、履歴書や職務経歴書と違った目線で書くことがポイントです。同じ内容を書いても、採用担当者に伝わるアピールポイントが増えません。
送付状(添え状)を付けて履歴書・職務経歴書を郵送しよう
履歴書や職務経歴書を郵送するときには送付状(添え状)を付けましょう。送付状なしで郵送しても問題はありません。しかし送付状があると、親切で丁寧な印象を与えます。
送付状は以下の順で書いてください。
- 送年月日
- 宛先
- 自分の名前と連絡先
- 件名
- 頭語と時候の挨拶
- 本文(要件)
- 簡単な自己PR
- 結びの挨拶
- 結語
- 同封書類
- 以上
書類選考突破には、送付状よりも応募書類の内容が重要です。魅力的な履歴書・職務経歴書の書き方は以下の記事で解説しています。転職を成功させたい人は参考にしてください。
» 転職に成功する履歴書の書き方と見本
» 【見本付】職務経歴書の書き方とコツ
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