【例文あり】メールでの履歴書の送り方を5ステップで紹介|マナー・ポイントを詳しく解説

【例文あり】メールでの履歴書の送り方を5ステップで紹介|マナー・ポイントを詳しく解説
  • 履歴書をメールで送るように指示されたけど、どうやって送れば良いの?
  • メールで送るときと封筒で送るときの違いや気をつけるポイントは?
  • メールで履歴書を送るときのルールはある?

履歴書をメールで送る場合、ファイルの形式やメールの内容等の正しいビジネスマナーは欠かせません。間違えた方法で送ると採用担当者からマイナス評価を受けることに繋がります。

当記事ではメールでの履歴書の送り方5ステップと、気をつけるべきマナーやポイントを詳しく紹介します。最後まで読むとメールで履歴書を送る場合の正しい方法がわかり、失敗を防げます

メールで履歴書を送るときはPDF形式でパスワードを設定しましょう。メールは履歴書とパスワードの2通を分けて送ります。

採用担当者
採用担当者

採用担当者の負担にならないよう、メールは簡潔にわかりやすく書くことが重要です。

メールでの履歴書の送り方5ステップ

メールで履歴書を送るときの手順を5ステップに分けて解説します。

  1. 履歴書を作成してPDFに変換する
  2. PDF化した履歴書にパスワードを設定する
  3. 履歴書を送るためのメール作成
  4. 履歴書のパスワードを送るためのメール作成
  5. 履歴書とパスワードをメールで送付する

1.履歴書を作成してPDFに変換する

履歴書を作成してデータをPDFに変換します。作成するのはパソコンと手書き、どちらでも構いませんが、できればパソコンのWordやExcelで作成しましょう。
» 履歴書はパソコンと手書きどっちがいい?

パソコンは手書きよりも比較的簡単に作成でき、メリットもあります。

  • 何度でも修正できる
  • きれいなレイアウトで作れる

パソコンでも手書きでも、作成した履歴書のデータはPDFに変換します。手書きの場合はスキャンをしてPDFにします。

PDFにした履歴書のファイルは、わかりやすい名前をつけましょう。ファイル名は以下の項目を含めます。

  • 履歴書
  • 自分の氏名
  • メール送信日

【例】20210601(メールの送信日)_履歴書_山田太郎(氏名)

» 履歴書をPDFで作成する方法

履歴書をPDFに変換する理由

履歴書をメールで送るように指示を受けた場合、指定がなければWordやExcelのファイル形式でも構いませんが、PDFファイルに変換して送付するのがおすすめです。

理由は以下の2点です。

  • 違うパソコンで開いてもレイアウトが崩れない
  • 改変されることがない

WordやExcelはパソコンやOSが異なるとレイアウトが崩れてしまう可能性がありますが、PDFはその心配がありません。

採用担当者
採用担当者

採用担当者側で印刷する場合にも、きれいに印刷できます。

またPDFのデータは基本的に改変できないため文書への信頼性も高くなるというメリットもあります。

WordやExcelで履歴書を作成した場合は、文書保存時のファイル形式を選ぶ画面で簡単にPDFに変換できます。手順は以下の通りです。(Word、Excel共通)

  • 「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択
  • 「ファイルの種類」から「PDF」を選択

2.PDFに変換した履歴書にパスワードを設定する

履歴書をPDFに変換した後はパスワードを設定します。

履歴書は名前や住所、出身学校など個人情報が書かれた書類です。パスワードを設定して送ると「適切に情報が管理できている」と好印象を得られます。

パスワードは企業から指定がなければ、アルファベットの大文字・小文字と数字を組み合わせて作ります。氏名や誕生日などのわかりやすい組み合わせは漏洩リスクがあるので避けてください。

採用担当者
採用担当者

規則性のない英数字の組み合わせでパスワードを設定しましょう。

【例】「Yo53G7qR」「dH58sL1w」

パスワードの設定のための専用ツールもありますが、MacOSやWordであれば簡単にパスワードを設定できます

MacOSを利用している場合は、次の手順で行います。

  1. WordまたはExcelで作成した履歴書をPDFに変換して保存
  2. Macの「プレビュー」機能で開く
  3. 「ファイル」をから「書き出す」を選択
  4. 「フォーマット」から「PDF」を選択
  5. 「暗号化」にチェック
  6. パスワードを2回入力(入力・確認)して「保存」をクリック

Windowsの場合はWordを使ってパスワードを設定できます。

PDF化したファイルにパスワードを設定する専用ツールのおすすめはこちらです。

どちらも利用時にはパソコンへのダウンロード等が必要です。他にも無料で利用できるツールはありますが、安全性に注意してよく調べてから利用しましょう。

3.履歴書を送るためのメール作成時のポイント

履歴書を送るためのメールを以下の構成で作成します。

  • 件名
  • 宛先
  • 挨拶
  • 用件
  • 締めの挨拶
  • 署名

例文は後ほど詳しく紹介します。
» メールで直接応募する場合の例文

件名

採用担当者は毎日たくさんのメールを確認します。応募者から履歴書が送られてきたことがひと目でわかるよう「用件/氏名」のみを簡潔に書きます

記載例

履歴書ご送付の件/◯◯◯◯(氏名)
△△職応募の件/履歴書添付/◯◯◯◯(氏名)

宛先

本文の宛先には会社名と採用担当者名を書きます。会社名は略さず正式名称で記載しましょう。

記載例

株式会社◯◯◯◯ 採用ご担当△△
(採用担当者の名前がわかる場合)

株式会社◯◯◯◯ 採用ご担当者様
(採用担当者の名前が不明な場合)

挨拶

宛先の下には挨拶文と氏名を書きます。

初めて連絡する場合には「はじめまして」や「初めてご連絡をさせていただきます」。2回目以降の連絡の場合は「お世話になっております」など使い分けて書きましょう。

用件

履歴書を送付する件とパスワードを別途メールで送る件を簡潔に記載します。

「◯◯で貴社の求人を拝見し、応募させていただきたくご連絡致しました。」など経緯も簡単に書くと、採用担当者にも応募の背景が伝わりやすいでしょう。

締めの挨拶

締めの挨拶は「お忙しいところ恐れ入りますが」などの言葉で前置きした後に面接を希望する旨を伝えましょう。最後は「何卒よろしくお願い致します。」などの挨拶文でしめます。

署名

自身の氏名、住所、電話番号等を箇条書きで記述し、前後に線を配置してわかりやすく区切ります。
» ビジネスメールのマナーと書き方

4.履歴書のパスワードを送るためのメール作成時のポイント

履歴書を送るメールに加えてパスワードを送るためのメールも作成します。履歴書を送るメールと同様の項目(件名、宛先、挨拶、用件、締めの挨拶、署名)で送ります

件名・用件部分には、履歴書のパスワードに関するメールであることが伝わるように書きましょう。後ほど履歴書のパスワードを送るためのメール例文を紹介するので参考にしてください。
» メールでパスワードを送るときの例文

5.履歴書とパスワードをメールで送付する

履歴書を送るメールとパスワードを送るメールが完成したら応募企業に送付します。チェックリストなどで履歴書・メール双方に誤字脱字や間違い等がないかを確認してから送りましょう

履歴書とパスワードをメールで送付するときのチェックリストも後に紹介しています。
» 送信前のメール・履歴書チェック項目

【コピペOK】メールで履歴書を送るときの例文

ここからはメールで履歴書を送るときの例文を紹介します。メールで履歴書を送るときは「履歴書を送付するメール」「履歴書のパスワードを送付するメール」の2通が必要です。

送るときの文面は、自分から直接応募する場合と企業から指示を受けて送る場合で異なります。状況に合わせて適切な文面を送りましょう。

採用担当者
採用担当者

以下の例文はテンプレートとしても利用できますので、履歴書でメールを送るときの参考にしてください。

メールで直接応募する場合の例文

【件名】
△△職応募の件/履歴書添付/◯◯◯◯(氏名)

【本文】
株式会社◯◯◯◯ 採用ご担当者様(採用担当者の名前が不明な場合)

初めてご連絡をさせていただきます。◯◯◯◯(氏名)と申します。

◯◯で貴社の求人を拝見し、△△職に応募させていただきたく、ご連絡致しました。
応募書類の履歴書を添付しております。お手数ですがご査収のほど、よろしくお願い致します。

履歴書には念の為パスワードを設定しております。後ほどパスワードをお送り致しますので、そちらも併せてご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。何卒、よろしくお願い致します。

―――――――――――――――――――――
◯◯◯◯(氏名)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
―――――――――――――――――――――

求人を募集している企業にメールで直接応募する場合の文面です。

冒頭部分ではじめての連絡であることとともに、求人に応募したい旨を伝えます。その他履歴書を添付していることや、パスワードを別メールで送付することなど、重要な用件のみを簡潔に書きます

指示を受けてメールで送る場合の例文

【件名】
履歴書ご送付の件/◯◯◯◯(氏名)

【本文】
株式会社◯◯◯◯ 採用ご担当△△様

お世話になっております。◯◯◯◯(氏名)です。

先日ご指示いただきました履歴書を、本メールに添付致しました。

履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードは後ほどご連絡しますので、併せてご確認をお願い申し上げます。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認、ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い致します。

―――――――――――――――――――――
◯◯◯◯(氏名)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
―――――――――――――――――――――

企業の採用担当者から指示を受けてメールを送る場合の文面です。初回のコンタクトではないことを伝え、指示のあった履歴書を送付することや面接希望の意思も簡潔に記載します。

パスワード送付時の例文

【件名】
△△職応募の件/履歴書パスワードの連絡/◯◯◯◯(氏名)

【本文】
株式会社◯◯◯◯ 採用ご担当△△様

先ほど履歴書を送付させていただきました◯◯◯◯(氏名)です。
履歴書ファイルに設定したパスワードをお送り致します。

パスワード:■■■■■■

お手数をおかけしますが、ご確認のほど、よろしくお願い致します。

―――――――――――――――――――――
◯◯◯◯(氏名)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
―――――――――――――――――――――

パスワード送付時は、本文にわかりやすくパスワードを記載します。

前後の余白を多めに空けたり、線で区切ったりすると強調されてわかりやすくなるでしょう。パスワードは間違えないよう注意し、必ず履歴書のファイルが開くことを確認してから送るようにします。

メールで履歴書を送るときの5つのマナー

メールで履歴書を送るときには、ビジネスマナーを守りましょう。マナーを守ったメールを送ることで、信頼を得やすくなります。

  • 履歴書はなるべく早めに提出する
  • メールは簡潔にわかりやすく書く
  • 私用のメールアドレスで送る
  • 履歴書にはパスワードを設定
  • 正しい敬語を使う

履歴書はなるべく早めに提出

履歴書はなるべく早めに提出しましょう。提出を求められたときに早めに出すことができれば、入社意欲が高いと感じられます

期限ぎりぎりに慌てて提出すると、誤字脱字等のミスも起きやすくなります。ミスがあると採用担当者からの心証も良くありません。履歴書は期限に余裕を持ち、なるべく早い提出を心がけましょう。

提出する時間は、なるべく応募企業の就業時間内にするのがおすすめです。

「メールならいつでも確認できるだろう」と夜中や早朝など極端な時間に提出すると「常識がない」と思われてしまいます。時間も受け取る側への配慮を忘れないようにしましょう。

メールは簡潔にわかりやすく

採用担当者は毎日たくさんのメールを受け取るため、見やすく理解しやすいメールを作成することが大切です。ポイントは2つあります。

  • 用件のみを簡潔に書く
  • 改行や段落分けをする

履歴書のメールはわかりやすさが肝心です。わかりにくい件名や長々とした本文は用件が伝わりにくく、採用担当者の負担となります。

採用担当者
採用担当者

ひと目見て内容を確認できるように用件を簡潔に書きましょう。

メールはパソコンだけでなくスマホで見る場合もあるので、見やすさも大切です。長文は読みにくいので避け、改行や段落分けをしましょう

私用のメールアドレスで送る

メールは私用のメールアドレスで送ります。

転職中の人は会社用のメールアドレスを持っているかもしれませんが、会社用のメールアドレスの利用は避けましょう。会社で管理しているメールの履歴から転職活動がバレてしまうかもしれませんし、大きな問題を引き起こすリスクもあります。

トラブルを防ぐためにも私用のメールアドレスを使って送りましょう
» 転職で恥をかかないメールアドレスとは

利用できるメールアドレスがない場合は「Gmail」など、パソコンで開けてフリーで利用できるアドレスを転職専用に作りましょう。Gmailであればスマホでも利用可能です。

最近はスマホ用の履歴書作成ツールもあるので、そちらを活用しても良いでしょう。

yagish
(無料。Google Chromeやsafariなどのブラウザで作成可能)
indeed
(無料。iOS、Android用アプリで作成可能)

どちらでも簡単に入力でき、PDF形式でダウンロードできます。

履歴書にはパスワードを設定

履歴書は氏名や住所、電話番号、学歴や職歴など、様々な個人情報が含まれる重要な書類です。パスワードを設定して送ると「情報を適切に管理できている」と好印象を得られます

セキュリティに関する職種や会社への応募時には、必ずパスワードを設定してから送付しましょう。パスワードを設定せずに送ると「応募企業を理解できていない」と考えられてしまうかもしれません。

設定するパスワードは、アルファベットの大文字・小文字と数字を組み合わせて作ります。名字・名前や誕生日などの予想のつきやすい組み合わせは漏洩リスクがあるのでNGです。

採用担当者
採用担当者

規則性のない英数字を組み合わせて履歴書とは別メールで送付するのがマナーです。

正しい敬語を使う

履歴書やメールには正しい敬語を使いましょう。特に「貴社(きしゃ)」「御社(おんしゃ)」は頻出の用語のため注意が必要です。

使い分けは以下のように行います。

貴社
履歴書やメールなどの文中に使う(書き言葉)
御社
面接時などの会話時に使う(話し言葉)

「貴社様」「御社様」と書くのは二重敬語にあたるためNGです。
» 「御社」と「貴社」の違いと正しい使い分け

採用担当者
採用担当者

正しい敬語を利用できていると採用担当者からも好印象となります。履歴書やメールの文章を書くときには注意しましょう。

送信前のメール・履歴書チェック項目

履歴書を送信する前に、履歴書・メール双方のチェックは必ず行いましょう。いくつかの企業に募集している場合は履歴書の記載日が古くなっていたり、間違えた会社名や採用担当者名を書いてしまったりというミスも起こりえます。

採用担当者
採用担当者

よく確認してからメールと履歴書を送付しましょう。

履歴書のチェック項目は以下の通りです。

  • 空欄はないか
  • 誤字脱字はないか
  • 学校名や会社名は略さず正式名称で書いているか
  • 学歴・職歴の年度は正しいか
  • 写真を貼り忘れていないか
  • レイアウトやフォントは崩れていないか(PDF化した場合)

» 履歴書提出前の最終確認!チェックリスト

メールのチェック項目は以下の通りです。

  • 企業名、担当者名は略さず正式名称で書いているか
  • 誤字脱字はないか
  • 簡潔で理解しやすい文章になっているか
  • 履歴書のパスワードは正しいか
  • 送付先のメールアドレスは正しいか

メールだからこそ履歴書のビジネスマナーはしっかりと!

履歴書をメールで送付するときは簡潔さやわかりやすさが重要です。

日々たくさんのメールに目を通す採用担当者のことを考え、メールの件名は「用件/氏名」に。本文内も簡潔に書くようにしましょう。

履歴書は個人情報の記載されている重要書類です。パスワードを設定して送付することで、情報セキュリティへの理解も示せます。

最近はペーパーレス化の流れで履歴書をメールで受け付ける企業も増えています。比較的簡単に送れるメールだからこそビジネスマナーを守り、好印象となるように心がけましょう。
» 転職に成功する履歴書の書き方
» 【見本付】職務経歴書の書き方とコツ

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