職務経歴書はA4サイズでの作成が一般的【適切な枚数と提出時のポイント】

職務経歴書はA4サイズでの作成が一般的【適切な枚数と提出時のポイント】
  • 職務経歴書のサイズはA4にすべき?
  • 履歴書とサイズが異なるとマイナス評価を受けそう…
  • A4サイズにした場合の枚数は?

職務経歴書は履歴書に比べて自由度が高い書類です。書類のサイズも自分で決めていいのではと考えるケースも。

この記事では、職務経歴書のサイズと提出時のポイントを解説します。記事の内容を参考にすれば、採用担当者が見やすい職務経歴書を作れます

職務経歴書はA4サイズの用紙で作成しましょう。たいていのビジネス書類はA4サイズで作られているからです。A4用紙2枚か、見開きA3サイズの用紙を二つ折りにして提出します。

職務経歴書はA4サイズが一般的

職務経歴書はA4サイズで作成しましょう。企業側から特別な指定がなければ、A4サイズの用紙を選べば間違いありません

A4サイズは縦297×横210mmの用紙です。A3用紙を二つ折りにしたサイズとも言えます。

企業が日常的に使用しているビジネス書類は、A4サイズの用紙で作成されます。職務経歴書もビジネス書類の一種なので、サイズを揃えましょう。

履歴書とサイズが違ってもいい

職務経歴書と履歴書はサイズが違っても問題ありません。履歴書は目的に応じて用紙のサイズを使い分けるからです。具体例は以下の通り。

用紙目的
A4未経験職種への転職
職歴が多い
B5同じ職種への転職
職務経歴書で成果をアピールする

B5サイズは縦257×横182mmの用紙です。A4サイズに比べて小さいので情報をコンパクトにまとめられます
» 内定をつかむ履歴書の種類

しかしB5サイズで職務経歴書を作成すると、スペースが足りずアピール内容を書ききれません。履歴書はB5サイズでも、職務経歴書はA4サイズで作成しましょう。

採用担当者
採用担当者

履歴書と職務経歴書はサイズが違ってもOKです。

職務経歴書作成時のポイント

職務経歴書作成時のポイントを5つ紹介します。採用担当者にとって見やすい職務経歴書を作るために大切なポイントです。

  • パソコンでの作成が一般的
  • 枚数は2枚程度に収める
  • 用紙の色は無地にする
  • フォーマットはアピール内容に合わせる
  • フォントとサイズはパソコンの標準搭載を使う

パソコンでの作成が一般的

職務経歴書はパソコンで作成するのが一般的です。手書きよりパソコンを利用したほうが、レイアウトを工夫しやすくなります

職務経歴書は履歴書に比べて書くべき内容が多いです。具体的には以下の項目を書きます。

  • 職務要約
  • 職務経歴・業務内容
  • 活かせる知識・スキル
  • 資格・免許
  • 自己PR
  • 志望動機
  • 退職理由・転職理由

あらかじめ内容を整理しておけばパソコンに入力するだけでOK。手書きより完成までの時間を短縮できます。
»【見本付】職務経歴書の書き方

職務経歴書はビジネススキルが表れやすい書類です。採用担当者が見やすいようなレイアウトにするなど、作り方を工夫しましょう。一からレイアウトを作るのが難しい場合は、職務経歴書のテンプレートを活用してください。
»【Word】職務経歴書のテンプレート

パソコンがない場合は手書きでもOK

自宅にパソコンがない人は手書きで作成しても問題ありません。手書き文字を通して人柄や転職の熱意をアピールできます。
» パソコンがない人が職務経歴書を書く方法

枚数は2枚程度に収める

職務経歴書の枚数は、片面印刷で2枚程度に収めましょう。1日に数多くの職務経歴書をチェックしているため、3枚以上になると採用担当者は負担に感じます

ただし見開きA3サイズ(縦420×横297mm)の用紙に書く場合は1枚にまとめてください。A3サイズを二つ折りにするとA4サイズ(縦297×横210mm)になるからです。

複数社の転職経験がある人は、応募企業や職種に近い内容を重点的にアピールしましょう。直接関係のない職歴は、1行程度で簡潔にまとめます。
» 複数社に転職した場合の職務経歴書の書き方

アピール内容を書ききれないからと文字を小さくするのはNG。採用担当者が読みやすいよう、フォントサイズは10.5〜11ポイントにしましょう。

用紙は無地にする

職務経歴書の用紙は無地のものを使いましょう。色は白色を選びます

職務経歴書はビジネス書類の一種です。会社にとってフォーマルな書類なので、柄や色が付いている用紙は悪目立ちします。

採用担当者
採用担当者

職務経歴書は必ず無地・白色の用紙を使用してください。

フォーマットはアピール内容に合わせる

アピール内容に合わせて職務経歴書のフォーマットを選びましょう。フォーマットにより書き方が異なるからです。

フォーマットは職務経歴の書き方別に3種類あります。それぞれの特徴は以下の通りです。

編年体形式
・時系列でキャリアを記載
・キャリアの積み重ねをアピールしやすい
逆編年体形式
・直近のキャリアから記載
・直近の仕事内容と応募企業がマッチしていれば能力をアピールしやすい
キャリア式
・特定のキャリアやスキル、業務経験ごと記載
・応募企業にマッチしたスキルなどをアピールしやすい

一般的に使用されるフォーマットは編年体形式です。ただし転職回数が多いと職歴の多さが目立ちます。「すぐ辞めるのではないか」と考える採用担当者がいることも。

転職回数が多い人は逆編年体形式やキャリア形式を活用しましょう。応募企業や職種にマッチした人材だとアピールできます。

転職回数が多い理由を明らかにする

採用担当者は転職回数が多い理由を知りたがっています。職務経歴書には「資格取得に向けた勉強のため」など、採用担当者が納得できる理由を書きましょう。
» 職務経歴書の退職理由・転職理由の書き方

フォントとサイズはパソコンの標準搭載を使う

職務経歴書のフォントは、パソコンに標準搭載されているものを使用してください。採用担当者の読みやすさを重視するためです。

文字の大きさもデフォルトのものを使用しましょう。標準搭載されているフォントと文字サイズは以下の通りです。

フォント
・MS明朝
・ヒラギノ明朝
・メイリオ
・ヒラギノ角ゴ
文字サイズ
10.5〜11ポイント

アピール内容を目立たせたいからといって、赤文字を使ったり文字サイズを大きくしたりするのはNG。ビジネス書類にふさわしくありません。

ただし項目の見出しとして目立たせたい箇所は、標準の文字サイズからプラス2ポイントほど大きくしましょう。見た目にメリハリがつくため、採用担当者がチェックしやすくなります。

職務経歴書の印刷方法

職務経歴書の印刷方法は以下2つです。それぞれの特徴を確認し、あなたに合った方法で印刷しましょう。

  • 自宅で印刷
  • コンビニで印刷

自宅で印刷

家庭用プリンターがある場合は自宅で印刷できます。A4サイズの用紙に片面印刷してください。

印刷用紙は0.1~0.2mmの上質紙がおすすめです。薄いコピー用紙を使うとほかの職務経歴書に見劣りするので避けましょう。

上質紙とは化学パルプ100%で作られた紙です。採用担当者が触ったときに違和感を与えません。
» 履歴書におすすめのコピー用紙

コンビニで印刷

コンビニのマルチコピー機で印刷する方法は以下の2つです。

  • USBメモリにデータを保存
  • ネットプリントサービス

パソコンで作成した職務経歴書をPDF化し、USBメモリに保存します。コピー機にUSBメモリを差し込めば印刷可能です。
» 履歴書をPDFで作成する方法と注意点

USBメモリを持っていなければネットプリントサービスを活用しましょう。無料で利用できます。
» ネットプリントサービスで印刷する方法

コンビニなら見開きA3サイズで印刷できます。二つ折りにして提出しましょう。

採用担当者
採用担当者

コンビニのコピー機は家庭用プリンターよりインクの質が良いため、きれいに仕上がるのがメリットです。

職務経歴書を提出する際のポイント

職務経歴書を提出する際のポイントを5つ紹介します。採用担当者からマイナス評価を受けないよう、各ポイントを意識しましょう。

  • ホチキスで留めない
  • クリアファイルに入れる
  • 白色の封筒を使う
  • 郵送するなら送付状を同封する
  • メールで送信する場合はPDF化する

ホチキスで留めない

職務経歴書をホチキスで留めてはいけません。理由は以下の2つです。

  • コピーするときに外すのがめんどう
  • 保管するとき邪魔になる

片面印刷でA4用紙2枚の職務経歴書を提出した場合、企業側は1枚ずつコピーします。ホチキスで留めてあるときれいにコピーできないため、わざわざ針を外さなくてはなりません

ホチキスで留めると、針の部分だけ盛り上がってしまいます。ファイルに入れる際かさばるので、保管の邪魔です。

企業側に手間をかけさせないようクリップで留めてください

採用担当者
採用担当者

横書きの場合、職務経歴書の左上をクリップで留めるのが一般的です。

クリアファイルに入れる

提出時はすべての書類をクリアファイルに入れましょう。理由は以下の2つです。

  • 汚損・破損の防止
  • 書類の取り出しが楽

職務経歴書は大切なビジネス書類です。汚損や破損があると印象が良くありません

クリアファイルに入れれば封筒から取り出しやすくなります。職務経歴書だけでなく、送付状や履歴書もクリアファイルに入れましょう。
» クリアファイルの選び方

白色の封筒を使う

提出時の封筒は白色を選びましょう。「応募書類在中」などの朱書きを目立たせられるからです。

一般的に茶色の封筒は事務用として使われます。ビジネス書類を提出する際はふさわしくありません。

職務経歴書を持参する場合も封筒に入れましょう。
» 履歴書持参時のマナーガイド

封筒のサイズは角形2号(角2)

封筒は角形2号(角2)がおすすめです。A4サイズ(縦297×横210mm)の書類を折らずに入れられます。ただし見開きA3サイズの用紙を二つ折りにするのは問題ありません。
» 封筒サイズの選び方と正しい書き方

郵送するなら送付状を同封する

職務経歴書を郵送するなら送付状を同封しましょう。採用担当者が同封書類の内容を確認しやすくなります

郵送する際は以下の順番でクリアファイルに入れます。送付状が一番上です。

  1. 送付状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他応募書類

職務経歴書と同じく送付状もA4サイズで作成します。

採用担当者
採用担当者

時候の挨拶や自己PRなどを簡潔に書き、1枚に収めましょう。

» 送付状の書き方とテンプレート

メールで送信する場合はPDF化する

職務経歴書をメールで送信する場合はPDF化しましょう。Wordファイルのまま送信すると、レイアウトが崩れたり内容を改変されたりしやすくなります
» 履歴書をPDF化する方法

職務経歴書をPDF化する前に、改めて内容を確認してください。1文字でも誤字脱字があると採用担当者に雑な印象を与えます
» 誤字脱字が書類選考に与える影響

PDF化したらパスワードを設定してください。個人情報などが漏れないようにするためです。

メールの件名はわかりやすくまとめましょう。採用担当者が一目見て「誰から何が送られてきたか」わかるように書くのがポイントです。
» メールでの履歴書の送り方

職務経歴書はA4サイズ2枚程度にまとめよう

職務経歴書はA4サイズで作成するのが一般的です。片面印刷で2枚程度に収めましょう。見開きA3サイズで作成し、二つ折りにして提出するのもOKです。

職務経歴書を提出する際は、下記5つのポイントを押さえてください。1つでもおろそかにしてしまうとビジネスマナーがない人材と判断されます

  • ホチキスで留めない
  • クリアファイルに入れる
  • 白色の封筒を使う
  • 郵送するなら送付状を同封する
  • メールで送信する場合はPDF化する

職務経歴書の作成方法で困ったことがあれば、転職エージェントに相談しましょう。転職エージェントは職務経歴書を無料でチェックしてくれます。

プロの目線で添削してもらえば、採用担当者から高評価をもらえる職務経歴書に仕上がります。

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