【シーン別例文つき】ビジネスメールのマナーと書き方を徹底解説

【シーン別例文つき】ビジネスメールのマナーと書き方を徹底解説
  • ビジネスメールが正しく書けているか不安…
  • ビジネスメールのマナーについて注意された…
  • ビジネスメールのマナーを守って好印象を与えたい!

簡単に見えるビジネスメールですが、実は守るべきマナーが多いです。

気づかずにマナー違反のメールを送り、信頼を失ったり相手に不快な思いをさせたりしてしまうことも…。トラブルに繋がることもあるため、ビジネスメールはマナーに気をつける必要があります。

この記事では、ビジネスメールのマナーと基本的な書き方、例文を紹介します。

採用担当者
採用担当者

この記事を読めば、マナーに沿ったビジネスメールで好印象を与えられます。

ビジネスメールは「基本構文に沿って分かりやすく書く」「返信メールは1営業日以内に返信する」「緊急の連絡にメールは使わない」の3つを守るのが基本です。分かりやすく伝えるために、基本構文に沿ってビジネスメールを書きましょう。

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールのマナーは、作成方法や書き方さえ守れば良いわけではありません。ビジネスメールを作成する前に、次の3つの基本的なマナーを守りましょう。

  • 基本構文に沿って分かりやすく書く
  • 返信メールは1営業日以内に返信する
  • 緊急の連絡にメールは使わない

基本構文に沿って分かりやすく書く

伝えたいことをしっかり伝えるために、基本構文に沿って分かりやすく書きましょう

ビジネスメールは、伝えたいことを相手へ明確に伝えることが大切です。しかし、文章の解釈は人それぞれなので、うまく伝わらないことも多いです。

採用担当者
採用担当者

基本構文を守ることで、伝えたいことが伝わらない事態を防ぎましょう。

» ビジネスメールのマナーに沿った書き方

返信メールは1営業日以内に返信する

返信メールは基本的に1営業日以内に返信しましょう。返信がないとメールを受け取ったか分からず、相手は不安になります。

質問の回答や依頼の対応をしてから返信しようとすると、1営業日を超えてしまいがちです。まずはメールを受け取った旨を返信し、あとから質問の回答や依頼へ対応したことを連絡しましょう。

緊急の連絡にメールは使わない

当日や翌日までに返事が欲しい場合など緊急の連絡には、メールではなく電話を使いましょう。緊急の連絡にメールを使うと「気づかず返事が遅れる」「担当者が不在で誰も気づけない」など手遅れになります。

電話の内容をメールに残そう

緊急時は電話がおすすめですが、会話の内容が残らないのでトラブルになりやすいです。電話をしたときは、トラブルを回避するために会話の内容をメールにまとめて残しておきましょう。

ビジネスメールのマナーに沿った基本の書き方

ビジネスメールのマナーに沿った基本の書き方は次の通りです。基本の構文に沿って、メールを書きましょう

基本構文

宛先

件名

本文
 宛名
 挨拶・名乗り
 結論
 詳細
 内容
 結び
 署名

返信メールを作成するときも、基本の構文は同じです。

宛先の書き方

メールの宛先欄(TOの欄)に、送付先のメールアドレスを入力するのが基本です。目的によって、「TO」「CC」「BCC」を使い分けましょう。

「TO」「CC」「BCC」の違いは次の通りです。

TO
直接メッセージをやり取りするメインの相手
CC
情報共有をしたい相手で、他の受信者にメールアドレスやメールが送付されたことが分かる
BCC
情報共有をしたい相手で、他の受信者にはメールアドレスやメールが送付されたことが分からない

TO

TOは「あなた宛のメッセージですよ」という明確な意思表示です。メールを必ず読んでほしい相手は、TOに入れましょう。担当者が複数いるときは、複数人TOに入れても問題ありません。

CC

CCは「情報共有のためにメールを送ります」という意味を持ちます。ビジネスシーンでは、上司や他部署の人などへ情報共有するときに使用します。

BCC

BCCは他の受信者にメールアドレスやメールが送付されたことが分かりません。ビジネスシーンでは、お客様に知られずに上司へ情報共有するときや、面識がない複数人の相手へ一斉送信するときに使用します。

件名の書き方

ビジネスメールは、件名で用件が明確に分かることが大切です。ビジネスでは1日に大量のメールが届くため、件名が不明確だと読み飛ばされてしまいます。

件名を書くコツは次の通りです。

  • メールの目的を書く
  • 具体的な名称や日付を書く
  • 社名やプロジェクト名を書く
  • 15文字程度で書く
採用担当者
採用担当者

件名で相手が内容を特定できれば、全ての要素を入れる必要はありません。

件名の書き方の例は次の通りです。

メールの目的を書く例
人事システムの契約書返送のお願い
具体的な名称や日付を書く例
9/1開催モミハウス展示会のお知らせ
社名やプロジェクト名を書く例
経費削減プロジェクト進捗のご報告

宛名(本文)の書き方

メール本文の最初には、必ず宛名を書きましょう。宛名を書かないと関係のないメールだと思われて、読み飛ばされてしまいます。

宛名を書くときは、次の順番で記入します。

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職
  • 名前
  • 敬称

部署名や役職は相手を特定できれば省略しても問題ありません。複数人にメールを書く場合は、役職の高い順に名前を書きましょう。

採用担当者
採用担当者

社内宛のメールであれば会社名・部署名は省略します。

宛名の書き方例

社外の場合
書類選考なび株式会社 採用部 部長 田中様
書類選考なび株式会社 山田様
社内の場合
書類選考なび株式会社 田中様 山田様

挨拶・名乗り(本文)の書き方

宛名の次は、挨拶と自分の名前を名乗ります。基本的には次のように書きましょう。

社外の場合
お世話になっております、○○会社の○○です
社内の場合
お疲れ様です、○○です

初対面の場合のみ「初めてご連絡させていただきます、○○株式会社の○○です」などへ変更します。

採用担当者
採用担当者

返信メールの場合も挨拶・名乗り方は変わりません。

結論(本文)の書き方

メール本文の書き出しは、必ず結論から書くようにしましょう。結論を始めに書かないと相手に伝えたいことが明確に伝わりません。結論は簡潔に書くのがポイントです。

採用担当者
採用担当者

返信が欲しい場合は結論部分に返信がほしい旨を書きましょう。

結論部分に書くことで、返信が必要なことを相手が認識しやすくなります。

結論の書き方例

相手にアンケートへ回答してほしい場合
人事サービス向上のため、ご利用の感想についての以下アンケートへご回答お願いできますでしょうか。
報告をしたい場合
経費削減プロジェクトの課題を報告致します。
本メールをご確認いただきましたら、返信をお願いできますでしょうか。

詳細内容(本文)の書き方

詳細内容は結論の補足や詳細情報、理由を書きます。5W1H(誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように)を意識して書くと、網羅的に情報を伝えられます。

詳細内容は情報量が多くなりがちです。箇条書きを使うなど読みやすさに注意しましょう。

詳細内容の書き方例

相手にアンケートへ回答してほしい場合
(結論)
人事サービス向上のため、ご利用の感想についての以下アンケートへご回答お願いできますでしょうか。

(詳細内容)
【アンケート内容】
人事サービスのご利用者様へのご利用状況、使用感、感想のアンケート
【期日】
2021年9月1日17:00まで

【アンケートURL】
https://anket.com/123456
報告をしたい場合
(結論)
経費削減プロジェクトの課題を報告致します。

(詳細内容)
課題は1点上がっており、現在対応方針を検討中です。
8月30日までに対応方針を再度ご報告させていただきます。
【課題】

・経費削減のため導入予定であったシステム開発が遅れている
システム連携の不具合が原因で、システム開発が2か月ほど遅れています。

結び(本文)の書き方

ビジネスメールは、最後に次のような結びの言葉を入れます

  • 引き続きよろしくお願いいたします
  • お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします
  • ご多忙の中恐縮ですが、お返事いただけますと幸いです

基本的には「引き続きよろしくお願いいたします。」を使えば問題ありません。返事が欲しいときは「お返事いただけますと幸いです」と書くなど、状況によって使い分けてください。

署名(本文)の書き方

ビジネスメールでは、最後に署名を書きます。署名を入れることで、どこの会社に所属しているかなどプロフィールが簡単に分かり、信頼を得やすくなります。

署名を書くときは、次の順番で書きます。

  • 会社名
  • 部署
  • 氏名
  • 住所
  • 電話番号
  • FAX番号 ※省略可
  • メールアドレス ※省略可
  • URL ※省略可

署名の例

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書類選考なび株式会社
人事部採用課
田中 太郎
〒111-1111
東京都○○区○○町1-1
TEL:090-1111-1111
FAX:03-1111-1111
tanaka_tarou@senkonabi.com
https://syoruisenkonabi.com
———————————–

メールの機能を活用すると、ボタンをクリックするだけで署名を入れられます。
» Gmailの署名の設定方法
» Outlookの署名の設定方法

添付ファイルをつけるときの書き方

ビジネスメールに添付ファイルをつけるときは、必ず添付ファイルをつける旨をメールに書きましょう

添付ファイルをつけるときの例

ファイル2点を添付しておりますため、ご確認ください。
・スケジュール計画.xlsx
・プロジェクトの進め方.pdf

添付ファイルをつけるときは次の3点に気をつける必要があります。

  • ファイルの容量は大きすぎないか
  • 相手が閲覧できるファイル形式か
  • 添付ファイルはウィルスに感染していないか

ファイル容量が大きいとメールの受信に時間がかかるほか、受信できないことがあります。

メールソフトや設定により変わりますが、10MBを超える場合は制限される可能性が高いです。圧縮やファイル共有サービスで共有などしましょう。

採用担当者
採用担当者

添付ファイルは相手が閲覧できるファイル形式で送付しましょう。

相手がソフトを持っていないと閲覧できないことがあります。一般的に閲覧可能なファイル形式は次のとおりです。

  • Wordファイル(doc/docx)
  • Excelファイル(xls/xlsx)
  • PowerPointファイル(ppt/pptx)
  • テキストファイル(txt)
  • PDFファイル(pdf)
  • 圧縮ファイル(zip)
  • JPEGやPNGの画像ファイル(jpeg/jpg/png)

添付ファイルはウイルスに感染していないことをセキュリティソフトなどでチェックしましょう。ウイルスに感染したファイルを送ると相手がウイルスに感染し、個人情報漏洩や機密情報漏洩など大きな損失となる可能性があります。

マナーに沿ったビジネスメールの例文集

ビジネスメールの例文集をもとにするとメールを作成しやすいです。次のビジネスメールの例文を参考にメールを作成してみてください。

  • 挨拶のメール
  • お礼のメール
  • 依頼のメール
  • 催促のメール
  • お詫びのメール

挨拶メール例文

挨拶メールを作成するときのポイントは次の通りです。

  • いつから異動や退職するのか明確に書く
  • 後任者がいる場合は後任者を書く

異動や退職などの挨拶をする場合は相手が不安にならないように、いつからどこに連絡すればよいのか明確に書きましょう

社外向け

株式会社SSN 山田様

お世話になっております、書類選考なび株式会社田中です。

私事ではございますが10月1日より企画部へ異動となりましたため、
ご連絡させていただきます。
後任は青木が担当させていただきます。

本来なら直接お話すべきところ急な異動のため、
メールでのご挨拶となり申し訳ございません。

後日、改めて後任の青木からご連絡させていただきます。
担当は外れてしまいますが、連絡先は変わらないので、

何かありましたら遠慮なくご連絡ください。

今後とも何卒よろしくお願い致します。

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書類選考なび株式会社
人事部採用課
田中 太郎
〒111-1111
東京都○○区○○町1-1
TEL:090-1111-1111
FAX:03-1111-1111
tanaka_tarou@senkonabi.com
https://syoruisenkonabi.com
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社内向け

お世話になった皆様

お疲れ様です、田中です。

10月1日より他プロジェクトを担当しプロジェクトを外れることになったため、
ご連絡させていただきます。
業務内容の引継ぎは担当者に別途ご連絡させていただきます。

本来なら直接お話すべきところ急な事例のため、
メールでのご挨拶となり申し訳ございません。

私が担当していた業務について、不明点などありましたら遠慮なくご連絡ください。

今後とも何卒よろしくお願い致します。

田中

お礼メール例文

お礼メールを作成するときのポイントは次の通りです。

  • 感謝の気持ちを書く
  • 自分の心情や学んだことを書く

お礼メールは、自分の心情や学んだことを具体的に書き示すと感謝の気持ちが伝わりやすいです。

社外向け

株式会社SSN 山田様

お世話になっております、書類選考なび株式会社田中です。
内部で人事サービスのご予算の調整をいただき、ありがとうございます。

無事予算の調整がつき安心いたしました。

今後必要な手続きにつきましては、別途ご連絡させていただきます。

引き続きどうぞよろしくお願い致します。

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書類選考なび株式会社
人事部採用課
田中 太郎
〒111-1111
東京都○○区○○町1-1
TEL:090-1111-1111
FAX:03-1111-1111
tanaka_tarou@senkonabi.com
https://syoruisenkonabi.com
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社内向け

山田課長

お疲れ様です、田中です。

本日は営業へ同行いただきありがとうございました。

説明のフォローや質問への回答などとても勉強になる点が多かったです。
今後の商談に生かさせていただきます。

次回は10月1日に商談予定であるため、

良い報告ができるよう徹底的に準備し臨みます。

今後ともご指導のほどよろしくお願い致します。

田中

依頼メール例文

依頼メールを作成するときのポイントは次の通りです。

  • 依頼内容を明確に書く
  • 期限を書く

依頼をする場合は、相手が何をすればよいか明確に分かるように依頼内容と期限をはっきり書きましょう

社外向け

株式会社SSN 山田様

お世話になっております、書類選考なび株式会社田中です。

先日はお打ち合わせいただきありがとうございました。
先日お打ち合わせの中でお話に上がった「スケジュールの変更」の資料の送付をお願いできますでしょうか。

資料をもとに弊社内でスケジュール変更への対応可否を確認させていただきますため、
9月15日までに送付をお願いいたします。

引き続きどうぞよろしくお願い致します。

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書類選考なび株式会社
人事部採用課
田中 太郎
〒111-1111
東京都○○区○○町1-1
TEL:090-1111-1111
FAX:03-1111-1111
tanaka_tarou@senkonabi.com
https://syoruisenkonabi.com
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社内向け

青木さん

お疲れ様です、田中です。

株式会社採用ナビ様の見積作成を9月15日までに作成をお願いできますでしょうか。
詳細は以下を参照ください。

■見積詳細
商品:人事サービス(Sプラン)
金額:定価
見積作成日:9月15日

お手数おかけしますが、ご対応よろしくお願い致します。

田中

催促メール例文

催促のメールを作成するときのポイントは次の通りです。

  • 未対応であることを明確に書く
  • 未対応だとどのようなことが起こるのか書く

催促する場合は、対応しないとどのようなことが起こるのかを伝えると、相手に急いで対応をしてもらいやすいです。

社外向け

株式会社SSN 山田様

お世話になっております、書類選考なび株式会社田中です。

先日送付させていただいた請求書ですが、振り込み状況はいかがでしょうか。

■ご請求内容
商品:人事サービス(Sプラン)
金額:50,000円
支払期限:2021年8月31日

2021年9月1日時点でお振込みが確認できておりません。
まだお振込みをしていない場合は、サービスの導入スケジュールが遅れてしまうため早急にご対応をお願いいたします。

既にお振込み済みで行き違いになっている可能性もあるため、
お振込み済みの場合はその旨をご返信いただけますと幸いです。

引き続きどうぞよろしくお願い致します。

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書類選考なび株式会社
人事部採用課
田中 太郎
〒111-1111
東京都○○区○○町1-1
TEL:090-1111-1111
FAX:03-1111-1111
tanaka_tarou@senkonabi.com
https://syoruisenkonabi.com
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社内向け

青木さん

お疲れ様です、田中です。

9月1日に依頼させていただきました株式会社採用ナビ様の見積作成状況はいかがでしょうか?
期限が昨日(9月15日)まででしたので、ご対応状況を教えていただけますと幸いです。

■見積依頼詳細
商品:人事サービス(Sプラン)
金額:定価
見積作成日:9月15日

お客様に既に見積もりを提示する旨をお伝え済みであり、信頼を失ってしまうため、
早急にご対応をお願いいたします。

お手数おかけしますが、よろしくお願い致します。

田中

お詫びメール例文

お詫びメールを作成するときのポイントは次の通りです

  • お詫びする事態が発生した理由を書く
  • 今後の対応方針を書く

お詫びをするのは当たり前です。お詫びする事態が発生した理由や今後の対応方針を書き、真摯な姿勢を見せましょう。

社外向け

株式会社SSN 山田様

お世話になっております、書類選考なび株式会社田中です。

先ほどお電話でもご連絡させていただきましたが、
人事サービスの納期が遅延しておりますことお詫び申し上げます。

人事サービスの納期遅延は、想像以上の売り行きでカスタマイズの開発が遅延していることが原因です。
現在、人員の調達や受注制限をかけ対応させていただいております。

納期については、10月15日を予定しております。
納期が遅延してしまい、大変申し訳ございません。

今後このようなことを繰り返さないよう十分注意します。

引き続きどうぞよろしくお願い致します。

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書類選考なび株式会社
人事部採用課
田中 太郎
〒111-1111
東京都○○区○○町1-1
TEL:090-1111-1111
FAX:03-1111-1111
tanaka_tarou@senkonabi.com
https://syoruisenkonabi.com
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社内向け

青木さん

お疲れ様です、田中です。

先ほど口頭でお伝えさせていただきましたが、
資材の発注件数を誤ってしまい大変申し訳ございません。

現在受注会社に直接連絡を取り、対応方法を確認しております。
対応方針の目途が立ちましたら、再度ご連絡させていただきます。

この度は私の不注意によりこのような事態を招き大変申し訳ございません。
今後こういった事態起きないよう細心の注意を払って取り組みます。

引き続きよろしくお願い致します。

田中

ビジネスメール作成・送信時のNGマナー

ビジネスメールを作成・送信するときは、マナー違反にならないように気をつけましょう。ビジネスメールのNGマナーは次の3つです。

  • 文章が分かりにくい
  • 言葉遣いが間違っている
  • 送信前にチェックをしない

気づかないうちにマナー違反をしていることも多いので、注意が必要です。

文章が分かりにくい

分かりにくいメールは、相手のメールを読む時間や確認時間をとってしまうためNGです。できる限りメールの基本構文に沿って分かりやすく書きましょう。

それでも分かりにくい場合は、次の2点を意識すると分かりやすくなります。

  • 箇条書きを使う
  • 結論を先に書く
採用担当者
採用担当者

箇条書きをするとメールが見やすくなり、結論を先に書くと言いたいことが伝わりやすくなります。

言葉遣いが間違っている

普段何気なく使っている言葉が、実は間違いであることも多いです。今一度メールで使っている言葉遣いが間違っていないか注意しましょう。

間違えやすい言葉遣いは以下の通りです。

No.誤った言葉遣い正しい言葉使い
1おっしゃられるおっしゃる
2伺わせていだきます伺います
3拝見させていただきました拝見しました
4了解しました承知しました
5ご苦労様ですお疲れ様です
6お体をご自愛くださいどうぞご自愛ください
7参考になりました。大変勉強になりました。
8御社貴社
9~殿~様
10~課長様、~部長様~課長、~部長
11~会社御中 ~様~会社~部御中

よくメールで見られる「おっしゃられる」「伺わせていただきます」「拝見させていただきました」は二重敬語となり、文法的にNGです。また「了解しました」は丁寧語に当たるため、目上の人やお客様に対しては尊敬語である「承知しました」が適切です。

気づかないうちに使ってしまっていることも多いので、気をつけましょう。
» 【例文あり】「御社」と「貴社」の違い

送信前にチェックをしない

ビジネスメールを送信する前は、必ず次の3つをチェックしましょう。

  • 宛先は合っているか
  • 添付ファイルは漏れていないか
  • 誤字脱字はないか

上記3つはメールでよくありがちな間違いで、間違えると注意散漫な印象を与えます。特に宛先の間違いは、情報漏洩につながり信頼を大きく損なうため要注意です。

採用担当者
採用担当者

メールの送信前に最低2回は確認しましょう。

マナーを守ったビジネスメールで好印象を!

簡単に見えるビジネスメールは、意外にも守るべきルールが多いです。相手に不快な思いをさせないようにビジネスメールのマナーを守りましょう。

ビジネスメールは「基本構文に沿って分かりやすく書く」「返信メールは1営業日以内に返信する」「緊急の連絡にメールは使わない」のマナーを守るのが基本です。

次の基本構文をもとにメールを作成します。

基本構文

宛先

件名

本文
 宛名
 挨拶・名乗り
 結論
 詳細
 内容
 結び
 署名

「文章が分かりにくい」「言葉遣いが間違っている」「送信前にチェックをしない」などはNGなので、気をつけましょう。

採用担当者
採用担当者

ビジネスメールはマナーを守れば相手に好印象を与えられます。

この記事を参考に、マナーに沿ったビジネスメールを作成してください。
» 転職に成功する履歴書の書き方と見本
» 【見本付】職務経歴書の書き方とコツ

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