【御中・様の使い方解説】封筒サイズの選び方と正しい書き方!履歴書の郵送方法と切手料金

【御中・様の使い方解説】封筒サイズの選び方と正しい書き方!履歴書の郵送方法と切手料金

書類選考のため、事前に履歴書を郵送しなくてはいけない場合もありますよね。履歴書の内容はもちろん、送り方にも注意が必要です。いくら優秀な人材でも郵送方法がマナー違反だと、応募先の企業に悪い印象を与えてしまいます。

当記事では、使用する封筒や宛名・裏面の書き方、同封する書類の順番など、履歴書を郵送するうえでのマナーについて、徹底解説します。履歴書郵送のマナーを守ることで、応募先の企業の印象が良くなります

採用担当者
採用担当者

正しい送り方を知ることで、転職活動における採用率がグっとアップする可能性も。

履歴書の郵送は書類選考における第一印象になります。採用担当者にマイナスイメージを与えないためにも、履歴書郵送のマナーを守り、常識あるビジネスパーソンであることを印象付けましょう。

履歴書の郵送に使う封筒と書き方

郵送で応募した時に、採用担当者が最初に目にするのが履歴書の入った封筒です。マナー違反すると、社会人としての常識がないと判断されてしまいます

使用する封筒のサイズや色の決まり、宛名や裏面の書き方について、しっかりポイントをおさえて、書類選考という第一関門を突破してください。

封筒のサイズと色

市販の履歴書セットに付いている長封筒は、応募書類を三つ折りにしないと入らないため、好ましくありません。履歴書を三つ折りにして封筒に入れるのは避けましょう。

それでは、応募書類を入れるのに適した封筒サイズや色についてみていきます。

書類に折り目をつけない大きさの封筒を準備

履歴書を含めた応募書類には、折り目をつけないのがベスト。封筒はA4サイズ(297×210mm)の書類が入る「角形2号(角2)」サイズ(332×240mm)がおすすめです。

「角形A4号(角A4)」もOKですが、A4のクリアファイルがギリギリで入る大きさです。応募書類が多い場合、入り切らない可能性があります。

封筒の色は白がおすすめ

封筒の色には「白・茶色・水色」があります。いずれも転職活動で使用することができますが、履歴書には白がおすすめです。白は他の色の封筒より、ビジネスマナーが備わっているイメージがあります。

また、白封筒を使うことで表面の「履歴書在中」「応募書類在中」の朱書きが際立ちます。ただし、白い封筒は透けやすいため厚みが十分にあり、中身が見えないものを選んでください。

茶封筒は、企業にたくさん届く書類に紛れてしまう可能性があるので避けた方が無難です。

採用担当者
採用担当者

郵便番号を記入する枠は、あってもなくても構いません。

宛名・裏面の書き方

封筒の宛名や裏面の書き方にもルールがあります。正しい書き方について説明します。

個人宛・企業や部署宛ての違い

封筒の宛名書きで注意したいのが「様」「御中」など、敬称の使い方です。宛先によって敬称の使い方が異なります。使い方を間違えると、ビジネスマナーに欠けているという印象を与えてしまいます。

プライベートではもちろん、ビジネスシーンでも使う機会が多い「様」は、宛先が個人の場合に使用します。ただし、ビジネスシーンで使う場合には注意が必要です。企業名や学校名など、個人が宛先ではない場合には使いません。

  • 正:株式会社○○ △△様
  • 誤:株式会社○○ 様

役職名が付く場合の使い方は以下の通りです。

  • 正:株式会社○○ 営業部長 △△ 様
  • 誤:株式会社○○ △△営業部長 様

連名の場合は、それぞれの名前に「様」を付けます。

  • 正:株式会社○○ △△ 様 □□ 様
  • 誤:株式会社○○ △△ □□ 様

「御中」は企業や部署など、組織や団体宛てに送る際に使います。「御中」と「様」の併用はNGです。

具体的な使い方の例は以下の通りです。

  • 正:株式会社○○ 御中
  • 正:株式会社○○ △△部 御中
  • 誤:株式会社○○△△部 様

組織や団体と個人宛て両方の場合は以下の通りです。

  • 正:株式会社○○ □□ 様
  • 誤:株式会社○○ □□ 御中
  • 誤:株式会社○○ 御中 □□ 様
  • 誤:株式会社○○ □□ 様 御中

宛名が企業名でも、個人宛の場合「御中」は使用しません

担当者がわからない場合は「ご担当者様」と書き「御中」とは書きません。

  • 正:株式会社○○ 人事部 ご担当者様
  • 誤:株式会社○○ 人事部 ご担当者様 御中
採用担当者
採用担当者

宛名を書く際には、募集要項を十分に確認しましょう。

履歴書を郵送する際には、募集要項に書かれている「担当の部署名」や「担当者名」を十分に確認したうえで、宛名を記載してください。

住所や社名・部署の書き方

封筒の表面には、送り先の郵便番号・住所・宛名を縦書きで記入します。郵便番号の枠がない場合は、右上に郵便番号を「番号のみ」書きましょう。

郵便番号記入欄がある場合は、そこに郵便番号を書きます。欄がない場合は封筒の右上にそのまま郵便番号を書きます。この時、郵便マークや枠を書く必要はありません。

住所や宛名の書き方

封筒の右端に宛先の住所を記入します。都道府県から縦書きで、建物名や番地も略さず書きます。住所が長くて1行で収まらない場合は、市町村・建物名など、切りのいい箇所で改行してください。

封筒の中央からやや右よりに会社名を記入します。「株式会社」を略して(株)にするのはNGです。前株か後株かも注意してください。

会社名の次の行に宛名を書きます。部署までしかわからない場合は「△△部 御中」と書きます。

担当者がわかっている場合は「△△部 □□様」または「△△部 採用担当□□様」と記載します。担当者の名前がわからない場合は「△△部 採用ご担当者様」と書きます。

封筒表面の左下に「履歴書在中」と書きます。履歴書以外の応募書類を同封する場合には「応募書類在中」と記載してもOKです。せっかく送った応募書類が他の郵便物に紛れてしまわないように、赤字で目立つように書きましょう。

文具店には履歴書在中スタンプや、最初から「履歴書在中」と記載されている封筒も販売されています。複数の封筒を用意する必要がある場合は、それらを活用するのもひとつの方法です。

差出人住所・差出人名の書き方

裏面の左下に、自宅の郵便番号や住所、氏名を縦書きで記入します。都道府県名と建物名など、省略せず全て書きます。

住所の上に投函する日付を縦書きで記入。この時、西暦もしくは元号の記載を、履歴書など他の応募書類と統一します。

また、数字は漢数字を使うのが原則です。必要書類を入れたらのりでしっかり封をし、〆マークを書きます。

採用担当者
採用担当者

封筒の宛名と裏面を記入する際には、あらかじめ鉛筆で文字を書きたい場所に薄く○印を書いておきます。

そうすることで、全体がバランスよく仕上がります。油性ペンで清書した後は、しっかり乾かして消しゴムでキレイに消してください
» 履歴書持参時のマナーガイドと書き方

封筒に使用するペンの種類と太さ

使用するペンに決まりはありませんが、ボールペンより耐水性のある油性のサインペンがおすすめです。

応募書類が入る大きめの封筒に対し、ボールペンでは細すぎて弱々しく見えてしまいます。ペンには「細・中・太」がありますが、メーカーによって太さが異なります

履歴書の封筒に適しているのは細字タイプで、太さの目安は1.0~1.5mm。これくらいの太さなら、大きな封筒でもバランスよく書けます。
» 履歴書に使うボールペンの選び方

封筒に入れる書類の準備

転職の場合、履歴書のほかに応募書類として指定されるのが職務経歴書。その他にも、必要な書類があれば準備します。ここからは、封筒に入れる書類の順番や、入れ方についてみていきましょう。
» 転職に成功できる履歴書の書き方と見本
» 【見本付】職務経歴書の書き方とコツ

誤字脱字・記入漏れがないか確認

郵送の前に、宛名や裏面をひと通り確認し、誤字脱字や記入漏れがないかチェックしましょう。記入ミスがあった場合は、修正ペン等を使って修正するのではなく、新しい封筒に書き直してください

入れる順番

応募書類を封筒に入れる際には以下の順番で、折り目を付けず入れましょう。応募書類を入れる順番は、以下の通りです。

  1. 送り状(添え状)
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他の応募書類

書類は折らずにそのまま入れるのが基本です。応募書類一式の一番上には送り状を添えましょう。送り状は必ずしも必要なものではありませんが、添付することで好印象を与えることができます。

送り状には、日付・宛名、その下に自分の住所・氏名・連絡先を記入。件名として「応募書類の送付につきまして」など「何の件」の書類か、わかるように記入します。

本文は拝啓で始まり、敬具で締めます。敬具のあとに「記」と書き、箇条書きで同封書類と枚数を記載します。最後は「以上」で終わります。
» 履歴書を送る時の送付状の書き方

書類はクリアファイルに入れる

応募書類はクリアファイルに挟んだうえで封筒に入れます。

クリアファイルに挟むことで、書類が折れ曲がるのを防いだり、封筒が雨に濡れた場合でも書類を守ることができます。また、受け取った企業側も書類一式を管理しやすくなります。
» 履歴書はクリアファイルに入れるべき?

上下・裏表が逆になっていないか確認

応募書類を封筒に入れる際に、上下や裏表が封筒の向きに合っているかを確認してください。

A3もしくはB4サイズの履歴書を二つ折りにした状態で、証明写真を貼り付けている面が表に。資格や趣味を記入する面が裏になります。

採用担当者
採用担当者

書類を丁寧に書き、封筒の宛名や裏面を完璧な状態に仕上げても、入れ方が雑だと印象が悪くなってしまいます。

封をする前の最終チェック項目

封筒の宛名や裏面を書き終えたら、封をする前に最終チェックを行いましょう。最終チェック項目は、以下の通りです。

  • 書類に誤字脱字や記入ミスがないか
  • 住所や宛先が適切な位置に書かれているか
  • 「履歴書在中」または「応募書類在中」は赤字で記載しているか
  • 履歴書の記入欄に空欄がないか
  • 指定サイズの証明写真が枠内に貼られているか
  • 必要な応募書類が全て入っているか

再度、封を開けなくても済むように、上記をしっかりチェックしたうえで封をしてください。
» 履歴書提出前の最終確認チェックリスト

履歴書の送り方

履歴書は郵便で送ることができるため、ポストへの投函でも問題ありません。ただし、料金不足による不達や、提出期限に間に合わないなど、トラブルが発生する可能性も

応募先の企業へ、確実に履歴書を郵送する方法についてまとめてみました。

切手の種類

切手にはさまざまな種類があります。普通切手をはじめ、キャラクター切手や記念切手、慶弔切手など、デザインに富んでいて、シーンによって使い分けできます。

履歴書を郵送する際に選ぶべき切手や、注意すべき点についてまとめてみました。

切手の正しい貼り方

切手は封筒を縦長にした時に左上の位置に貼ります。角形2号・角形A4号のいずれの封筒も宛名を縦書きにし、左上に切手を貼ればOKです。

封筒に貼る切手の枚数に制限はありません。とはいえ、受け取った相手に不快感を与えないためにも、多くても2枚程度に留めておくべきです。

何枚も貼っていると「家にある切手を手あたり次第集めて貼った」という、適当な印象を与えてしまう可能性もあります。

採用担当者
採用担当者

封筒に貼る切手は2枚程度に留めておきましょう。

キャラクターや記念切手・慶弔切手はNG

履歴書の郵送において、キャラクター切手や記念切手、慶弔切手を使用するのはNGです。普通切手を使用するのがビジネスマナーです。

郵送する時の料金の目安

郵送するときの目安の料金は以下の通りです。

  • 50g以内なら120円
  • 100g以内なら140円
  • 150g以内なら210円
  • 250g以内なら250円

上記はA4サイズの書類を折らずに入れられる「角形2号」の郵送料金です。

角形2号の封筒の重さが約15g。A4サイズの用紙が1枚約4g。応募用紙が全部で5枚あったとしてもトータル35gです。

採用担当者
採用担当者

多めに見積もって100g以内と想定すると、ポストに投函する場合の切手料金は140円となります。

料金不足で郵送した場合

切手の料金が不足した状態で郵送すると、差出人に返送されるほか、相手が不足した料金を支払うケースもあります。そうなると、応募先の企業に迷惑をかけてしまうことになりますよね。

返送されると、場合によっては提出期日に間に合わない可能性も。確実に料金が足りていることを確認したうえで郵送してください。

郵便局の窓口に持ち込むのが確実

郵便局の窓口に持ち込むと料金不足の心配もなく、もっともスムーズで確実です。切手の枚数で書類選考が不利になることはありませんが、ベタベタと切手を貼るのは見た目にも美しくはありません

窓口で封筒の重さを計り、料金ぴったりの切手を1枚貼る方が好印象です。少しでも不安がある場合は封筒に切手を貼らず、直接窓口へ持ち込んでください。郵便局の窓口に持ち込むのが確実です。

採用担当者
採用担当者

確実に届くか心配な場合は、相手への配達を記録として残してくれる「配達証明」を利用することも可能です。

提出締切と必着・当日消印有効に注意

履歴書を郵送する場合、まずは提出の締切日を確認してください。この時、提出の締切日が「必着」もしくは「当日消印有効」なのか確認しましょう。「必着」の場合、締切日までに応募先の企業へ到着していなくてはいけません

「当日消印有効」の場合は、郵便局で押された消印が期日内であればOKです。つまり締切日に企業へ応募書類が届いていなくても大丈夫です。

郵送期限を確認して間に合うように送る

郵送期限を確認し、期日には余裕をもって書類を準備し、郵送することが大切です。締切日が「必着」でも「当日消印有効」でも早めに郵送することで、締切に間に合ったかどうか心配しなくて済みます。

郵送前にコピーを取る

書類選考から面接に進むと、応募書類の内容に基づき採用担当者から質問をされます。そのため郵送前には必ずコピーを取り、手元に一部残しておいてください。応募書類のコピーを取っておくと、面接の受け答えがスムーズです。

採用担当者
採用担当者

自分で書いたとはいえ、書類に書いた内容を面接前に見返すことで、安心して面接に挑むことができますよ。

メール便・宅配便で送るのはNG

メール便や宅配便で履歴書を送ることはできません。なぜなら、履歴書は郵便法において「信書」に該当するためです。

「信書」に該当する履歴書を郵送できるのは、日本郵便もしくは総務大臣に許可を得た信書便事業者のみとなります。そのため、運送業者によるメール便や宅配便で履歴書を送ることは、郵便法違反となります。

郵送の報告メールは不要

応募先の企業から指示がなければ、郵送後の報告メールは必要ありません。ただし、郵送報告メールを送ることで、より丁寧な印象を与えることができます。

また、到着が遅れたり、郵便物が紛失する等のトラブルが発生した場合、早期トラブル解消に繋がることも。メールを送るタイミングとしては、履歴書を郵送した当日がベストです。
» ビジネスメールのマナーと書き方

まとめ

履歴書を郵送するにあたって、知っておくべきマナーについて順番に解説しました。

書類選考の際に、採用担当者がまず最初に手に取るのが応募書類の入った封筒です。この封筒が応募者の第一印象となるといっても過言ではありません。

封筒サイズや宛名・裏面の書き方、書類の入れ方ひとつで、社会人としてのマナーが備わっているかを判断されます。郵送方法に気配りがあると、採用担当者の心にも残るはずです。

裏を返すと、履歴書の郵送は、面接の前に自分をアピールできる有効な手段とも言えます。履歴書郵送のマナーを守り、希望する転職先からの採用を勝ち取ってください。

履歴書の送り方をプロに無料相談できる!

最強の転職エージェントTOP5
\上司に退職を言い出せずに悩んでる?/
話題の退職代行サービスを使ってみませんか?退職完了まで追加費用なしで完全サポートします。
退職代行ランキングTOP5
\上司に退職を言い出せずに悩んでる?/
退職代行ランキングTOP5