【例文あり】メールでの履歴書の送り方を5ステップで紹介｜マナー・ポイントを詳しく解説

履歴書をメールで送る場合、ファイルの形式やメールの内容等の正しいビジネスマナーは欠かせません。間違えた方法で送ると採用担当者からマイナス評価を受けることに繋がります。

当記事ではメールでの履歴書の送り方5ステップと、気をつけるべきマナーやポイントを詳しく紹介します。最後まで読むとメールで履歴書を送る場合の正しい方法がわかり、失敗を防げます。

メールでの履歴書の送り方5ステップ

メールで履歴書を送るときの手順を5ステップに分けて解説します。

1.履歴書を作成してPDFに変換する

履歴書を作成してデータをPDFに変換します。作成するのはパソコンと手書き、どちらでも構いませんが、できればパソコンのWordやExcelで作成しましょう。
» 履歴書はパソコンと手書きどっちがいい？

パソコンは手書きよりも比較的簡単に作成でき、メリットもあります。

パソコンでも手書きでも、作成した履歴書のデータはPDFに変換します。手書きの場合はスキャンをしてPDFにします。

PDFにした履歴書のファイルは、わかりやすい名前をつけましょう。ファイル名は以下の項目を含めます。

» 履歴書をPDFで作成する方法

履歴書をPDFに変換する理由

履歴書をメールで送るように指示を受けた場合、指定がなければWordやExcelのファイル形式でも構いませんが、PDFファイルに変換して送付するのがおすすめです。

理由は以下の2点です。

WordやExcelはパソコンやOSが異なるとレイアウトが崩れてしまう可能性がありますが、PDFはその心配がありません。

またPDFのデータは基本的に改変できないため文書への信頼性も高くなるというメリットもあります。

WordやExcelで履歴書を作成した場合は、文書保存時のファイル形式を選ぶ画面で簡単にPDFに変換できます。手順は以下の通りです。(Word、Excel共通)

2.PDFに変換した履歴書にパスワードを設定する

履歴書をPDFに変換した後はパスワードを設定します。

パスワードは企業から指定がなければ、アルファベットの大文字・小文字と数字を組み合わせて作ります。氏名や誕生日などのわかりやすい組み合わせは漏洩リスクがあるので避けてください。

パスワードの設定のための専用ツールもありますが、MacOSやWordであれば簡単にパスワードを設定できます。

MacOSを利用している場合は、次の手順で行います。

Windowsの場合はWordを使ってパスワードを設定できます。

PDF化したファイルにパスワードを設定する専用ツールのおすすめはこちらです。

どちらも利用時にはパソコンへのダウンロード等が必要です。他にも無料で利用できるツールはありますが、安全性に注意してよく調べてから利用しましょう。

3.履歴書を送るためのメール作成時のポイント

履歴書を送るためのメールを以下の構成で作成します。

例文は後ほど詳しく紹介します。
» メールで直接応募する場合の例文

件名

採用担当者は毎日たくさんのメールを確認します。応募者から履歴書が送られてきたことがひと目でわかるよう「用件/氏名」のみを簡潔に書きます。

宛先

本文の宛先には会社名と採用担当者名を書きます。会社名は略さず正式名称で記載しましょう。

挨拶

宛先の下には挨拶文と氏名を書きます。

初めて連絡する場合には「はじめまして」や「初めてご連絡をさせていただきます」。2回目以降の連絡の場合は「お世話になっております」など使い分けて書きましょう。

用件

履歴書を送付する件とパスワードを別途メールで送る件を簡潔に記載します。

「◯◯で貴社の求人を拝見し、応募させていただきたくご連絡致しました。」など経緯も簡単に書くと、採用担当者にも応募の背景が伝わりやすいでしょう。

締めの挨拶

締めの挨拶は「お忙しいところ恐れ入りますが」などの言葉で前置きした後に面接を希望する旨を伝えましょう。最後は「何卒よろしくお願い致します。」などの挨拶文でしめます。

署名

自身の氏名、住所、電話番号等を箇条書きで記述し、前後に線を配置してわかりやすく区切ります。
» ビジネスメールのマナーと書き方

4.履歴書のパスワードを送るためのメール作成時のポイント

履歴書を送るメールに加えてパスワードを送るためのメールも作成します。履歴書を送るメールと同様の項目(件名、宛先、挨拶、用件、締めの挨拶、署名)で送ります。

5.履歴書とパスワードをメールで送付する

履歴書を送るメールとパスワードを送るメールが完成したら応募企業に送付します。チェックリストなどで履歴書・メール双方に誤字脱字や間違い等がないかを確認してから送りましょう。

履歴書とパスワードをメールで送付するときのチェックリストも後に紹介しています。
» 送信前のメール・履歴書チェック項目

【コピペOK】メールで履歴書を送るときの例文

ここからはメールで履歴書を送るときの例文を紹介します。メールで履歴書を送るときは「履歴書を送付するメール」「履歴書のパスワードを送付するメール」の2通が必要です。

送るときの文面は、自分から直接応募する場合と企業から指示を受けて送る場合で異なります。状況に合わせて適切な文面を送りましょう。

メールで直接応募する場合の例文

求人を募集している企業にメールで直接応募する場合の文面です。

冒頭部分ではじめての連絡であることとともに、求人に応募したい旨を伝えます。その他履歴書を添付していることや、パスワードを別メールで送付することなど、重要な用件のみを簡潔に書きます。

指示を受けてメールで送る場合の例文

企業の採用担当者から指示を受けてメールを送る場合の文面です。初回のコンタクトではないことを伝え、指示のあった履歴書を送付することや面接希望の意思も簡潔に記載します。

パスワード送付時の例文

パスワード送付時は、本文にわかりやすくパスワードを記載します。

前後の余白を多めに空けたり、線で区切ったりすると強調されてわかりやすくなるでしょう。パスワードは間違えないよう注意し、必ず履歴書のファイルが開くことを確認してから送るようにします。

メールで履歴書を送るときの5つのマナー

メールで履歴書を送るときには、ビジネスマナーを守りましょう。マナーを守ったメールを送ることで、信頼を得やすくなります。

履歴書はなるべく早めに提出

履歴書はなるべく早めに提出しましょう。提出を求められたときに早めに出すことができれば、入社意欲が高いと感じられます。

提出する時間は、なるべく応募企業の就業時間内にするのがおすすめです。

「メールならいつでも確認できるだろう」と夜中や早朝など極端な時間に提出すると「常識がない」と思われてしまいます。時間も受け取る側への配慮を忘れないようにしましょう。

メールは簡潔にわかりやすく

採用担当者は毎日たくさんのメールを受け取るため、見やすく理解しやすいメールを作成することが大切です。ポイントは2つあります。

履歴書のメールはわかりやすさが肝心です。わかりにくい件名や長々とした本文は用件が伝わりにくく、採用担当者の負担となります。

メールはパソコンだけでなくスマホで見る場合もあるので、見やすさも大切です。長文は読みにくいので避け、改行や段落分けをしましょう。

私用のメールアドレスで送る

メールは私用のメールアドレスで送ります。

トラブルを防ぐためにも私用のメールアドレスを使って送りましょう。
» 転職で恥をかかないメールアドレスとは

最近はスマホ用の履歴書作成ツールもあるので、そちらを活用しても良いでしょう。

yagish

(無料。Google Chromeやsafariなどのブラウザで作成可能)

indeed

(無料。iOS、Android用アプリで作成可能)

どちらでも簡単に入力でき、PDF形式でダウンロードできます。

履歴書にはパスワードを設定

履歴書は氏名や住所、電話番号、学歴や職歴など、様々な個人情報が含まれる重要な書類です。パスワードを設定して送ると「情報を適切に管理できている」と好印象を得られます。

設定するパスワードは、アルファベットの大文字・小文字と数字を組み合わせて作ります。名字・名前や誕生日などの予想のつきやすい組み合わせは漏洩リスクがあるのでNGです。

正しい敬語を使う

履歴書やメールには正しい敬語を使いましょう。特に「貴社(きしゃ)」「御社(おんしゃ)」は頻出の用語のため注意が必要です。

使い分けは以下のように行います。

貴社

履歴書やメールなどの文中に使う(書き言葉)

御社

面接時などの会話時に使う(話し言葉)

「貴社様」「御社様」と書くのは二重敬語にあたるためNGです。
» 「御社」と「貴社」の違いと正しい使い分け

送信前のメール・履歴書チェック項目

履歴書を送信する前に、履歴書・メール双方のチェックは必ず行いましょう。いくつかの企業に募集している場合は履歴書の記載日が古くなっていたり、間違えた会社名や採用担当者名を書いてしまったりというミスも起こりえます。

履歴書のチェック項目は以下の通りです。

» 履歴書提出前の最終確認！チェックリスト

メールのチェック項目は以下の通りです。

メールだからこそ履歴書のビジネスマナーはしっかりと！

履歴書をメールで送付するときは簡潔さやわかりやすさが重要です。

日々たくさんのメールに目を通す採用担当者のことを考え、メールの件名は「用件/氏名」に。本文内も簡潔に書くようにしましょう。

最近はペーパーレス化の流れで履歴書をメールで受け付ける企業も増えています。比較的簡単に送れるメールだからこそビジネスマナーを守り、好印象となるように心がけましょう。
» 転職に成功する履歴書の書き方
» 【見本付】職務経歴書の書き方とコツ